MVO-Leitfaden
Digitale Betriebsanleitung: Was die Maschinenverordnung erlaubt — und verlangt
Papier ist nicht mehr Pflicht: Art. 10 Abs. 7 erlaubt die digitale Anleitung — unter vier Bedingungen.
Art. 10 Abs. 7: Papier ist nicht mehr Pflicht
Die größte Neuerung für die technische Dokumentation: Die Maschinenverordnung erlaubt ausdrücklich, die Betriebsanleitung in digitaler Form bereitzustellen. Der jahrzehntelange Streit, ob eine PDF auf dem USB-Stick die „mitgelieferte" Anleitung ersetzt, ist damit entschieden — die digitale Fassung kann die alleinige Form der Bereitstellung sein.
Der Hersteller muss dabei an der Maschine, auf der Verpackung oder in einem Begleitdokument angeben, wie auf die digitale Anleitung zugegriffen wird. In der Praxis hat sich dafür der QR-Code am Typenschild etabliert: scannen, Anleitung im Browser öffnen, fertig.
Die vier Bedingungen
Die digitale Bereitstellung ist an konkrete Bedingungen geknüpft. Alle vier müssen erfüllt sein:
- Zugriff ohne Hürden: Die Anleitung muss ohne Spezialsoftware und ohne Nutzerkonto abrufbar sein — ein Link in den normalen Browser genügt, ein proprietäres Portal mit Login nicht.
- Dauerhafte Verfügbarkeit: Die Anleitung muss über die erwartete Lebensdauer der Maschine, mindestens jedoch 10 Jahre nach Inverkehrbringen, online verfügbar bleiben.
- Papier auf Verlangen: Auf Wunsch des Käufers muss innerhalb eines Monats kostenlos eine Papierfassung geliefert werden.
- Schutz nicht-professioneller Verwender: Bei Maschinen, die auch von Verbrauchern genutzt werden können, müssen die Sicherheitsinformationen zusätzlich in Papierform beiliegen.
Was das praktisch heißt
Die unterschätzte Anforderung ist die Dauerhaftigkeit. Ein PDF-Ordner auf der Unternehmens-Website erfüllt sie nur, solange kein Relaunch, keine Domain-Migration und keine Umstrukturierung den Link bricht — über 10 und mehr Jahre ist das ohne dediziertes System kaum zu garantieren. Dazu kommt die Zuordnung: Der Betreiber braucht die Anleitung in genau der Version, die zu seiner Maschine und ihrem Baujahr gehört.
Deshalb setzt sich das Muster „permanenter QR-Code pro Maschine, versionierte Akte dahinter" durch: Der Code an der Maschine bleibt für immer gleich, die Dokumente dahinter werden gepflegt und versioniert. Wie docks das umsetzt, zeigt die Seite zur digitalen Betriebsanleitung; eine Gliederungsvorlage nach DIN EN ISO 20607 gibt es kostenlos in unseren Vorlagen.
FAQ
Häufige Fragen
Reicht ein PDF-Ordner auf unserer Website?
Formal ja — praktisch nur, wenn der Link über die gesamte Maschinenlebensdauer stabil bleibt, die Version eindeutig zur Maschine zuordenbar ist und kein Login davorliegt. Nach Website-Relaunches brechen solche Links erfahrungsgemäß; genau dann verletzt der Hersteller die Bereitstellungspflicht.
Muss der QR-Code direkt an der Maschine angebracht sein?
Die MVO verlangt die Angabe des Zugangswegs an der Maschine, auf der Verpackung oder in einem Begleitdokument. Der QR-Code am Typenschild ist der robusteste Weg — er bleibt bei der Maschine, auch wenn Verpackung und Papiere längst entsorgt sind.
Was passiert bei einer Website-Migration mit der digitalen Anleitung?
Die Bereitstellungspflicht läuft weiter — ein toter Link ist ein Compliance-Verstoß. Deshalb sollte die Ziel-URL des QR-Codes von der Unternehmens-Website entkoppelt sein: docks garantiert die URL-Stabilität vertraglich für 10 Jahre.
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