MVO-Leitfaden
Technische Unterlagen: Umfang, Aufbewahrung und Zugriffsschutz
Risikobeurteilung bis Konformitätserklärung: was 10 Jahre lieferfähig sein muss — und was geschützt bleiben darf.
Was in die technischen Unterlagen gehört
Die technischen Unterlagen sind der Nachweis, dass die Maschine die Anforderungen der Verordnung erfüllt. Dazu gehören insbesondere die Risikobeurteilung, Konstruktions- und Fertigungsunterlagen (Zeichnungen, Schaltpläne, Berechnungen), die angewandten Normen und Prüfnachweise, die Betriebsanleitung sowie die EU-Konformitätserklärung.
Neu gegenüber der Maschinenrichtlinie: Auch Aspekte wie Cybersecurity und — bei selbstlernenden Systemen — das vorgesehene Verhalten müssen in der Risikobeurteilung berücksichtigt und dokumentiert werden, sofern sie für die Maschine relevant sind.
10 Jahre Aufbewahrung, jederzeit lieferfähig
Der Hersteller muss die technischen Unterlagen ab dem Inverkehrbringen 10 Jahre lang aufbewahren und sie der Marktüberwachung auf begründetes Verlangen vorlegen können. Das klingt banal, scheitert in der Praxis aber oft an gewachsenen Ablagen: Ordner auf Netzlaufwerken, Versionen in E-Mail-Anhängen, Zeichnungen im CAD-System.
Eine digitale Maschinenakte mit Versionierung löst das strukturell: Pro Maschine liegt ein vollständiger, versionierter Dokumentensatz, der auch nach Jahren belegt, welche Fassung zum Auslieferungszeitpunkt galt. Die Archivierung wird damit vom Suchproblem zum Abrufproblem — und das ist lösbar.
Öffentlich vs. geschützt
Nicht alles, was dokumentiert wird, ist für jeden bestimmt. Die Betriebsanleitung muss für Betreiber und Techniker frei zugänglich sein — Schaltpläne, Konstruktionszeichnungen und Kalkulationsunterlagen enthalten dagegen Know-how, das Hersteller schützen wollen und dürfen.
In der Praxis braucht es deshalb Dokumentenrechte innerhalb einer Maschinenakte: Die Anleitung öffnet jeder per QR-Code, geschützte Ordner erfordern eine PIN oder eine Berechtigung. Genau dieses Muster — öffentliche Bedienungsanleitung, geschützte Schaltpläne und Zeichnungen — ist eine der häufigsten Anforderungen aus dem Maschinenbau, und docks bildet es mit Rechten pro Ordner und Dokument ab.
FAQ
Häufige Fragen
Wie lange müssen technische Unterlagen aufbewahrt werden?
10 Jahre ab dem Inverkehrbringen der Maschine. In dieser Zeit müssen sie der Marktüberwachung auf begründetes Verlangen vorgelegt werden können.
Müssen Schaltpläne öffentlich zugänglich sein?
Nein. Frei zugänglich sein muss die Betriebsanleitung. Detailunterlagen wie Schaltpläne und Konstruktionszeichnungen dürfen zugriffsgeschützt bleiben — etwa per PIN oder Berechtigung innerhalb der Maschinenakte.
Dürfen die technischen Unterlagen rein digital geführt werden?
Ja, die digitale Führung ist zulässig und in der Praxis die robustere Variante: Mit Versionierung und revisionssicherer Ablage lässt sich jederzeit belegen, welche Fassung zum Auslieferungszeitpunkt galt.
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