Wer digitale Maschinendokumentation plant, denkt meist zuerst an die Betriebsanleitung. Ein zweites Pflichtdokument wird dabei oft übersehen: die EU-Konformitätserklärung. Für Hersteller ist genau hier ein praktischer Punkt aus der Maschinenverordnung interessant: Die Erklärung muss nicht zwingend als separates Papier beiliegen.
Artikel 10 Absatz 8 der Verordnung (EU) 2023/1230 erlaubt ausdrücklich eine Alternative. Hersteller können die EU-Konformitätserklärung digital zugänglich machen, wenn sie in der Betriebsanleitung und in den Informationen nach Anhang III die Internetadresse oder einen maschinenlesbaren Code angeben, unter dem die Erklärung abrufbar ist.
Was die Maschinenverordnung konkret erlaubt
Die Verordnung verlangt zunächst den Regelfall: Die Maschine oder das zugehörige Produkt ist von einer EU-Konformitätserklärung nach Anhang V Teil A zu begleiten.
Daneben nennt Artikel 10 Absatz 8 aber eine digitale Variante. Statt die Erklärung physisch beizulegen, dürfen Hersteller in den instructions for use und in den Informationen aus Anhang III angeben,
- unter welcher Internetadresse die Erklärung abrufbar ist, oder
- über welchen maschinenlesbaren Code darauf zugegriffen werden kann.
Wichtig ist der zweite Satz derselben Vorschrift: Digitale EU-Konformitätserklärungen müssen während der erwarteten Lebensdauer der Maschine online zugänglich bleiben, mindestens aber zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme.
Für die Praxis heißt das: Ein QR-Code oder Link kann ausreichen – aber nur, wenn der Abruf langfristig belastbar organisiert ist.
Der Kommissionsleitfaden bestätigt die Trennung von Anleitung und Erklärung
Der aktualisierte Leitfaden der Europäischen Kommission macht diesen Punkt noch greifbarer. Dort wird erklärt, dass Betriebsanleitung und EG-/EU-Konformitätserklärung nicht dasselbe Format haben müssen und auch kein untrennbares physisches oder digitales Dokument bilden müssen.
Der Leitfaden nennt ausdrücklich drei zulässige Wege innerhalb der Anleitung:
- die Erklärung selbst in die Anleitung aufnehmen,
- die Internetadresse nennen,
- oder einen maschinenlesbaren Code angeben, über den die Erklärung erreichbar ist.
Außerdem verweist der Leitfaden ausdrücklich darauf, dass bei einer digital bereitgestellten Konformitätserklärung die Vorgaben aus Artikel 10 Absatz 8 der neuen Maschinenverordnung den geeigneten Compliance-Rahmen bilden.
Warum das für digitale Dokumentationssysteme relevant ist
Für viele Maschinenbauer klingt die Regel zunächst nach einer kleinen formalen Erleichterung. Operativ ist sie wichtiger als das.
Denn sobald die Konformitätserklärung digital ausgeliefert wird, verschiebt sich das Risiko weg vom Dokument selbst hin zum Bereitstellungsweg:
- Ist der Link auch Jahre später noch erreichbar?
- Ist klar erkennbar, zu welchem Maschinenmodell die Erklärung gehört?
- Zeigt der maschinenlesbare Code auf die richtige Fassung?
- Bleibt der Zugang auch nach Website-Relaunch, Domainwechsel oder IT-Migration stabil?
Gerade hier zeigt sich der Unterschied zwischen „PDF irgendwo online“ und einer wirklich belastbaren Dokumentationsinfrastruktur.
Was Hersteller jetzt organisatorisch festziehen sollten
Aus Artikel 10 Absatz 8 lassen sich für die Umsetzung vier praktische Mindestfragen ableiten:
1. Wo ist der Zugang zur Erklärung hinterlegt?
Wenn die Erklärung digital bereitgestellt wird, muss der Zugangsweg in der Anleitung und in den begleitenden Informationen sauber genannt sein. Ein interner Dateipfad oder ein später wechselnder Projektlink genügt dafür praktisch nicht.
2. Ist die Zuordnung zur richtigen Maschine eindeutig?
Die digitale Erklärung sollte klar erkennen lassen, für welches Modell oder welche konkrete Maschine sie gilt. Das ist besonders wichtig, wenn mehrere Varianten oder Sprachfassungen parallel verwaltet werden.
3. Ist die Langzeitverfügbarkeit geregelt?
Die Verordnung verlangt eine Online-Verfügbarkeit für die erwartete Lebensdauer, mindestens aber zehn Jahre. Dafür braucht es einen Bereitstellungsweg, der nicht vom kurzfristigen Zustand einzelner Websites oder Projektordner abhängt.
4. Passt die Konformitätserklärung zum restlichen Dokumentationszugang?
Wenn Betriebsanleitung, Sicherheitsinformationen und Konformitätserklärung über unterschiedliche Systeme verteilt sind, steigt das Fehlerrisiko. Sauber ist ein Zugang, bei dem der Nutzer von der Maschine aus die relevanten Unterlagen nachvollziehbar findet.
Einordnung mit Blick auf den Starttermin 2027
EU-OSHA fasst die neue Rechtslage knapp zusammen: Die Verordnung gilt grundsätzlich ab 20. Januar 2027, und die Anleitungen für den Gebrauch dürfen digital bereitgestellt werden. Für Hersteller ist das relevant, weil die digitale Konformitätserklärung in derselben Logik gedacht ist: nicht als loses Extra, sondern als Teil eines geregelten digitalen Dokumentationsprozesses.
Wer heute QR-Codes, Portale oder maschinenbezogene Dokumentenlinks aufsetzt, sollte die EU-Konformitätserklärung daher direkt mitplanen – nicht erst nachgelagert als separates PDF in irgendeinem Downloadbereich.
Fazit
Die Maschinenverordnung erlaubt bei der EU-Konformitätserklärung mehr Flexibilität, aber nicht weniger Verantwortung. Ein Link oder maschinenlesbarer Code in der Anleitung kann ausreichen, wenn die Erklärung darüber zuverlässig erreichbar ist und langfristig online bleibt.
Für Hersteller ist das eine nützliche Öffnung. Für die Umsetzung bedeutet es aber auch: Der digitale Zugang zur Konformitätserklärung muss genauso sauber geplant sein wie der Zugang zur Betriebsanleitung.