Unvollständige Maschinen sind in vielen Projekten Alltag: Antriebseinheiten, Module, Steuerungseinheiten oder andere Baugruppen werden geliefert, um später in eine Gesamtmaschine eingebaut zu werden. Für diese Produkte ist die Dokumentationsfrage oft besonders praktisch: Was muss mitgeliefert werden, was darf digital laufen und was bleibt verpflichtend?
Die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 gibt darauf ab dem 20. Januar 2027 eine klarere Antwort als viele kurze Zusammenfassungen vermuten lassen: Digitale Montageanleitungen sind zulässig, aber nicht voraussetzungslos. Gleichzeitig bleibt die EU-Einbauerklärung ein fester Bestandteil des Prozesses.
Was die Verordnung für unvollständige Maschinen ausdrücklich erlaubt
In Artikel 11 Absatz 7 der Verordnung steht, dass Hersteller sicherstellen müssen, dass unvollständige Maschinen von den Montageanleitungen nach Anhang XI begleitet werden. Direkt danach folgt die wichtige Öffnung: Diese Montageanleitungen dürfen digital bereitgestellt werden.
Damit ist die Grundsatzfrage beantwortet: Für unvollständige Maschinen ist digitale Dokumentation nicht nur geduldet, sondern im Gesetz ausdrücklich vorgesehen.
Die digitale Bereitstellung ist an drei konkrete Bedingungen geknüpft
Wenn die Montageanleitung digital bereitgestellt wird, nennt Artikel 11 Absatz 7 drei praktische Pflichten.
1. Der Zugangsweg muss am Produkt, auf der Verpackung oder in einem Begleitdokument stehen
Der Hersteller muss angeben, wie die digitale Montageanleitung erreichbar ist. Die Verordnung verlangt dafür eine Kennzeichnung an der unvollständigen Maschine selbst oder, falls das nicht möglich ist, auf der Verpackung oder in einem Begleitdokument.
Für die Praxis heißt das: Ein bloßer interner Hinweis im ERP reicht nicht. Der Integrator muss den Zugangsweg tatsächlich zusammen mit dem Produkt bekommen.
2. Die Anleitung muss druckbar, downloadbar und speicherbar sein
Die Verordnung verlangt außerdem ein Format, in dem die Person, die die unvollständige Maschine integriert, die Montageanleitung drucken, herunterladen und auf einem elektronischen Gerät speichern kann. Der Text nennt ausdrücklich, dass der Zugriff auch bei einer Störung der unvollständigen Maschine möglich bleiben soll.
Das ist ein wichtiger Unterschied zu rein eingebetteten Hilfetexten oder flüchtigen Webansichten: Die Anleitung muss praktisch nutzbar und dauerhaft mitnehmbar sein.
3. Die digitale Montageanleitung muss zehn Jahre online verfügbar bleiben
Artikel 11 Absatz 7 Buchstabe c verlangt, dass digitale Montageanleitungen mindestens zehn Jahre ab dem Inverkehrbringen online zugänglich bleiben.
Für Hersteller von Baugruppen und Modulen ist das kein Nebensatz. Wer digitale Dokumentation nutzt, braucht einen Bereitstellungsweg, der nicht schon nach dem nächsten Website-Relaunch oder Domainwechsel verschwindet.
Papier ist auf Wunsch des Integrators weiter vorgesehen
Die Verordnung erlaubt nicht nur digitale Bereitstellung, sie zieht auch eine klare Grenze: Wenn die Person, die die unvollständige Maschine integriert, dies beim Kauf verlangt, muss der Hersteller die Montageanleitung innerhalb eines Monats kostenlos in Papierform bereitstellen.
Gerade im Sondermaschinenbau oder bei internationalen Integrationsprojekten ist das relevant. Digital-first ist zulässig, papierlos ohne Rückfalloption aber nicht in jedem Fall.
Die EU-Einbauerklärung verschwindet durch die Digitalisierung nicht
Ebenfalls in Artikel 11 steht: Hersteller müssen sicherstellen, dass die unvollständige Maschine von der EU-Einbauerklärung nach Anhang V Teil B begleitet wird. Alternativ darf in der Montageanleitung auch die Internetadresse oder ein maschinenlesbarer Code angegeben werden, unter dem diese Erklärung zugänglich ist.
Auch hier setzt die Verordnung eine Frist: Digitale EU-Einbauerklärungen müssen mindestens zehn Jahre online zugänglich bleiben.
Der praktische Punkt dahinter: Digitalisierung ersetzt nicht die Erklärung selbst. Sie verändert nur den Bereitstellungsweg.
Was der Kommissionsleitfaden für die Praxis betont
Der aktuelle Kommissionsleitfaden zur Maschinenrichtlinie ist zwar kein Gesetzestext, aber weiterhin eine wichtige Auslegungshilfe für den Umgang mit unvollständigen Maschinen. Dort wird an mehreren Stellen betont:
- Unvollständige Maschinen müssen von einer Declaration of Incorporation und von assembly instructions begleitet werden.
- Die Montageanleitung soll die wesentlichen Informationen für einen sicheren Einbau enthalten.
- Hersteller der Endmaschine sollten Einbauerklärung, technische Spezifikationen und Montageanleitung vor dem Einkauf prüfen, um beurteilen zu können, ob die Baugruppe für die Integration geeignet ist.
Für Betreiber komplexer Anlagen und für Maschinenbauer mit vielen Zuliefermodulen ist genau das der kritische Punkt: Die Dokumentation einer Baugruppe ist nicht bloß Ablage, sondern Teil der sicheren Integration in die Gesamtmaschine.
Warum das Thema direkt zur Anlagendokumentation passt
In realen Projekten werden unvollständige Maschinen oft nicht isoliert bewertet, sondern als Teil einer größeren Linie, Zelle oder Anlage. Dann müssen Montageanleitung und Einbauerklärung dort verfügbar sein, wo Konstruktion, Inbetriebnahme, Umbau und Service tatsächlich darauf zugreifen.
Wenn diese Unterlagen in E-Mail-Postfächern, Lieferantenportalen oder verstreuten Projektordnern verschwinden, entsteht kein Rechtsvakuum – sondern ein praktisches Risiko: Die Informationen für den sicheren Einbau sind da, aber im entscheidenden Moment nicht auffindbar.
Fazit
Die neue Maschinenverordnung macht für unvollständige Maschinen einen sauberen digitalen Weg auf: Montageanleitungen dürfen digital bereitgestellt werden. Dafür verlangt sie aber mehr als einen simplen Link. Der Zugang muss mit dem Produkt mitgegeben werden, die Unterlagen müssen druck- und speicherbar sein, und sie müssen zehn Jahre online verfügbar bleiben.
Gleichzeitig bleibt die EU-Einbauerklärung Pflicht – entweder direkt beigefügt oder über einen angegebenen Online-Zugang. Wer mit Baugruppen, Modulen und Anlagenintegration arbeitet, sollte diese Dokumente deshalb nicht nur erstellen, sondern auch dauerhaft strukturiert bereitstellen.