In CE-Projekten taucht ein Rollenfehler erstaunlich oft auf: In der Erklärung steht eine Person oder ein Unternehmen für die technischen Unterlagen, und intern wird daraus stillschweigend ein vermeintlicher CE-Verantwortlicher. Genau diese Gleichsetzung ist fachlich riskant.
Der Kommissionsleitfaden zur Maschinenrichtlinie 2006/42/EG erklärt die Rolle der benannten Person deutlich enger. Mit der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 wird die Trennung noch klarer: Herstellerpflichten und das Erstellen der technischen Dokumentation können nicht einfach per Mandat auf einen Bevollmächtigten verschoben werden.
Was die Maschinenrichtlinie praktisch klargestellt hat
Der Leitfaden zur Maschinenrichtlinie erläutert zu Anhang II, dass Hersteller in der EG-Konformitätserklärung beziehungsweise bei unvollständigen Maschinen in der Einbauerklärung den Namen und die Anschrift der in der EU ansässigen Person angeben müssen, die befugt ist, die technische Dokumentation zusammenzustellen.
Wichtig ist aber die unmittelbar folgende Einordnung des Leitfadens:
- Diese Aufgabe ist auf das Zusammenstellen der vom Hersteller gelieferten Informationen begrenzt.
- Die Person dient als Kontaktpunkt für Marktüberwachungsbehörden.
- Sie hat keine technische Verantwortung für den Inhalt der Unterlagen.
- Sie ist nicht mit dem Bevollmächtigten gleichzusetzen.
Der Leitfaden formuliert außerdem ausdrücklich, dass diese Person nicht verantwortlich ist für Konstruktion, Bau, Konformitätsbewertung, Anbringen der CE-Kennzeichnung oder das Erstellen und Unterzeichnen der EG-Konformitätserklärung. Diese Rollen verbleiben beim Hersteller.
Warum diese Verwechslung in der Praxis problematisch ist
Wenn Unternehmen die genannte Kontaktperson mit der eigentlichen Herstellerverantwortung verwechseln, entstehen typische Folgefehler:
- Die technische Akte hat zwar einen benannten Ansprechpartner, aber keinen klaren internen Eigentümer für Vollständigkeit und Aktualität.
- In Audits wird angenommen, ein externer Dienstleister oder EU-Kontakt habe auch die inhaltliche Verantwortung übernommen.
- Freigabe, Signatur und Bereitstellung von Konformitätserklärung, Betriebsanleitung und CE-Unterlagen werden organisatorisch vermischt.
Gerade bei dezentralen Dokumentationsprozessen ist das relevant. Eine benannte Kontaktstelle beantwortet noch nicht die eigentliche Compliance-Frage: Wer stellt sicher, dass die technische Dokumentation vollständig, konsistent und zur konkreten Maschine rückverfolgbar ist?
Was sich mit der Maschinenverordnung ab 2027 verschärft
Die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 zieht die Pflichten des Herstellers in den Artikeln 10 und 11 klar zusammen:
- Vor dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme müssen Hersteller die technische Dokumentation nach Anhang IV erstellen.
- Danach müssen sie die technische Dokumentation und die EU-Konformitätserklärung beziehungsweise EU-Einbauerklärung mindestens zehn Jahre für die Marktüberwachung bereithalten.
Für Bevollmächtigte ist besonders Artikel 18 wichtig. Dort steht ausdrücklich, dass die Pflichten aus Artikel 10 Absatz 1, Artikel 11 Absatz 1 sowie die Pflicht zur Erstellung der technischen Dokumentation nach Anhang IV nicht Teil des Mandats eines Bevollmächtigten sein dürfen.
Für die Praxis heißt das: Ein Bevollmächtigter kann Aufgaben übernehmen, die ihm im Mandat zugewiesen sind. Die originäre Verantwortung des Herstellers für Konformität und technische Dokumentation lässt sich damit aber nicht wegdelegieren.
Ein leiser, aber wichtiger Unterschied in den Erklärungsmustern
Auch beim Blick in die Anhänge fällt ein praktischer Unterschied auf:
- Die Maschinenrichtlinie arbeitete in den Erklärungsmustern mit der Angabe einer Person, die die technische Akte beziehungsweise die einschlägige technische Dokumentation zusammenstellen darf.
- Die Maschinenverordnung nennt in Anhang V bei den Erklärungen dagegen den Hersteller und gegebenenfalls seinen Bevollmächtigten, aber keine gesonderte Pflichtangabe mehr für eine solche Kontaktperson.
Das passt zur neuen Systematik: Nicht die benannte Sammelstelle steht im Vordergrund, sondern die fortbestehende Herstellerverantwortung und die klare Begrenzung des Mandats eines Bevollmächtigten.
Was Dokumentations- und CE-Teams daraus ableiten sollten
Für Hersteller, technische Redaktionen und CE-Verantwortliche ergeben sich daraus vier belastbare Praxisregeln.
1. Kontaktrolle und Herstellerrolle getrennt dokumentieren
Wenn in älteren Bestandsunterlagen nach Maschinenrichtlinie eine Person für die technische Akte genannt ist, sollte intern klar dokumentiert sein, dass diese Rolle nicht automatisch Freigabe-, Konstruktions- oder Signaturverantwortung bedeutet.
2. Mandate von Bevollmächtigten sauber prüfen
Wer mit EU-Bevollmächtigten arbeitet, sollte Mandate an der Maschinenverordnung spiegeln. Formulierungen, die den Eindruck erwecken, der Bevollmächtigte erstelle anstelle des Herstellers die technische Dokumentation, sind mit Artikel 18 kritisch.
3. Die technische Dokumentation maschinenbezogen organisieren
Die rechtliche Verantwortlichkeit hilft nur begrenzt, wenn Unterlagen operativ verstreut sind. Sinnvoll ist eine Struktur, in der pro Maschine oder Anlage nachvollziehbar zugeordnet sind:
- Konformitätserklärung oder Einbauerklärung,
- Betriebsanleitung und Sprachfassungen,
- technische Unterlagen für die Marktüberwachung,
- Änderungsstände und Freigaben.
Gerade an dieser Stelle entsteht der praktische Nutzen digitaler Dokumentationssysteme: Rollen bleiben sauber getrennt, während die Unterlagen selbst zentral auffindbar sind.
4. Bei Alt- und Neuprodukten nicht dieselbe Logik unterstellen
Bis zum 19. Januar 2027 gilt für neue Maschinen weiterhin die Richtlinie 2006/42/EG. Ab dem 20. Januar 2027 gilt die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230. Wer Vorlagen für Erklärungen, Checklisten oder Redaktionsprozesse pflegt, sollte deshalb nicht blind dieselben Rollenfelder weiterziehen.
Kurzer Praxis-Check für bestehende CE-Unterlagen
Wer seine Prozesse schnell prüfen will, kann mit diesen vier Fragen starten:
- Ist die in der Erklärung genannte Person für technische Unterlagen nur als Kontaktstelle gedacht oder wird ihr intern mehr Verantwortung zugeschrieben?
- Ist klar benannt, wer die technische Dokumentation fachlich freigibt und für Vollständigkeit verantwortet?
- Sind Mandate von Bevollmächtigten mit den Grenzen aus Artikel 18 der Maschinenverordnung vereinbar?
- Lassen sich Konformitätserklärung, Anleitung und technische Unterlagen pro Maschine oder Anlage eindeutig zusammenführen?
Wenn mindestens eine dieser Fragen unscharf beantwortet wird, liegt das Problem meist nicht im Rechtstext, sondern in der organisatorischen Übersetzung.
Fazit
Die benannte Person für technische Unterlagen war schon unter der Maschinenrichtlinie keine ausgelagerte Herstellerverantwortung. Der Kommissionsleitfaden beschreibt sie als EU-Kontaktpunkt zum Zusammenstellen und Bereitstellen vorhandener Unterlagen. Konstruktion, Konformitätsbewertung, CE-Kennzeichnung und Erklärung bleiben beim Hersteller.
Mit der Maschinenverordnung wird diese Logik noch klarer. Hersteller müssen die technische Dokumentation selbst sicherstellen, und genau diese Kernpflicht darf nicht einfach in das Mandat eines Bevollmächtigten verschoben werden. Für die Praxis heißt das: Rollen sauber trennen, Unterlagen sauber strukturieren und Verantwortlichkeiten nicht mit bloßen Kontaktangaben verwechseln.