In CE-Projekten fällt oft derselbe Satz: „Die Unterlagen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.” Das ist nicht falsch – aber für die Praxis zu grob.
Denn die belastbaren EU-Quellen unterscheiden an zwei Stellen sehr klar:
- Welche Unterlage gemeint ist – technische Dokumentation, Konformitätserklärung oder Einbauerklärung.
- Von welchem Ereignis die Frist anläuft – Herstellung, letzte Serienmaschine, Inverkehrbringen oder Inbetriebnahme.
Gerade für digitale Maschinendokumentation ist das wichtig. Wer Löschfristen, Archivstrukturen oder QR-Code-gestützte Dokumentenablagen plant, braucht nicht nur die Zahl zehn Jahre, sondern den richtigen Fristbeginn.
Was unter der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG galt
Unter der Maschinenrichtlinie liegt die Logik noch deutlich näher an Herstellung und Serienende.
Technische Unterlagen für vollständige Maschinen
Anhang VII Teil A der Richtlinie verlangt, dass die technische Akte den zuständigen Behörden mindestens zehn Jahre ab Herstellungsdatum zur Verfügung stehen muss. Bei Serienfertigung verschiebt sich der Bezugspunkt auf die letzte produzierte Einheit.
Das ist ein wichtiger Praxispunkt: Bei einer über Jahre laufenden Baureihe konnte die Frist für die technische Akte also am letzten gefertigten Exemplar hängen – nicht an jeder einzelnen Auslieferung.
Relevante technische Unterlagen für unvollständige Maschinen
Für unvollständige Maschinen verwendet Anhang VII Teil B dieselbe Grundlogik. Auch dort müssen die relevanten technischen Unterlagen zehn Jahre ab Herstellung verfügbar sein; bei Serienfertigung wieder bezogen auf die letzte produzierte Einheit.
EG-Konformitätserklärung und Einbauerklärung
Zusätzlich regelt Anhang II Nummer 2 die Verwahrung der Erklärungen:
- Die originale EG-Konformitätserklärung ist mindestens zehn Jahre ab dem letzten Herstellungsdatum der Maschine aufzubewahren.
- Die originale Einbauerklärung ist mindestens zehn Jahre ab dem letzten Herstellungsdatum der unvollständigen Maschine aufzubewahren.
Der Kommissionsleitfaden zur Maschinenrichtlinie erläutert diese Zehnjahresfrist ausdrücklich als Instrument für die Marktüberwachung. Für viele Bestandsprozesse bedeutet das: Die alte Richtlinienlogik ist stark serien- und produktionsbezogen, nicht primär vertriebs- oder inbetriebnahmebezogen.
Was sich mit der Maschinenverordnung ab 20. Januar 2027 ändert
Mit der Verordnung (EU) 2023/1230 verschiebt sich der Ankerpunkt deutlich.
Vollständige Maschinen und verwandte Produkte
Artikel 10 Absatz 2 verlangt vor dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme die technische Dokumentation nach Anhang IV Teil A. Noch wichtiger für die Frist ist aber Artikel 10 Absatz 3:
- Hersteller müssen die technische Dokumentation und die EU-Konformitätserklärung
- der Marktüberwachung mindestens zehn Jahre
- nach dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme
zur Verfügung halten.
Damit ist der Fristbeginn für neue Produkte ab 2027 nicht mehr an das Serienende gekoppelt, sondern an das jeweilige Markt- oder Inbetriebnahmeereignis des Produkts.
Unvollständige Maschinen
Für unvollständige Maschinen spiegelt Artikel 11 diese Systematik – mit einem wichtigen Unterschied:
- Die technische Dokumentation nach Anhang IV Teil B ist vor dem Inverkehrbringen zu erstellen.
- Die EU-Einbauerklärung und die technische Dokumentation sind nach Artikel 11 Absatz 3 mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen bereitzuhalten.
Eine zusätzliche Inbetriebnahme-Alternative nennt Artikel 11 hier nicht. Das passt dazu, dass unvollständige Maschinen nicht selbst als fertige Maschine in Betrieb genommen werden, sondern erst in eine Gesamtmaschine eingehen.
Der eigentliche Praxisunterschied: Herstellung vs. Markt-/Inbetriebnahmeereignis
Die vielleicht wichtigste operative Änderung lautet daher:
- Maschinenrichtlinie: Fristbezug vor allem auf Herstellung beziehungsweise bei Serien auf die letzte produzierte Einheit.
- Maschinenverordnung: Fristbezug auf Inverkehrbringen oder – bei vollständigen Maschinen und verwandten Produkten – Inbetriebnahme.
Das klingt nach einer juristischen Feinheit, ändert aber die Dokumentationspraxis spürbar.
Warum das für Serienmaschinen relevant ist
Bei Serienmaschinen ließ sich unter der Richtlinie ein Teil der Archivlogik auf Baureihenebene denken. Wenn sich die Zehnjahresfrist an der letzten produzierten Einheit orientiert, ist die Dokumentation einer Serie organisatorisch anders zu behandeln als bei einer Frist, die an Marktereignisse einzelner Produkte anknüpft.
Für neue Produkte ab 2027 wird deshalb wichtiger, dass Hersteller in ihren Systemen sauber auseinanderhalten:
- Herstellungsdatum,
- Datum des Inverkehrbringens,
- Datum der Inbetriebnahme,
- betroffene Maschinen- oder Seriennummer,
- zugehörige Erklärung und technische Dokumentation.
Wer diese Ereignisse nicht maschinenbezogen dokumentiert, kann später zwar Unterlagen besitzen, aber die Fristlogik nicht mehr belastbar nachweisen.
Was das für digitale Dokumentationssysteme praktisch bedeutet
Für docks-nahe Prozesse ist das Thema unmittelbar relevant. Ein digitales Dokumentationssystem sollte nicht nur Dateien speichern, sondern auch die juristisch relevanten Bezugspunkte mitführen.
Sinnvoll ist mindestens diese Struktur pro Maschine oder Produkt:
- eindeutige Maschinen- oder Seriennummer,
- Status “vollständige Maschine” oder “unvollständige Maschine”,
- Datum der Herstellung,
- Datum des Inverkehrbringens,
- gegebenenfalls Datum der Inbetriebnahme,
- zugeordnete EU-Konformitätserklärung oder EU-Einbauerklärung,
- technische Dokumentation mit nachvollziehbarem Versionsstand.
Gerade wenn Dokumente digital bereitgestellt, aktualisiert oder in mehreren Sprachfassungen verwaltet werden, sollte die Archivlogik nicht nur dateibezogen, sondern maschinenbezogen aufgebaut sein.
Vier belastbare Praxisregeln für CE-Teams
1. Nicht mit einer pauschalen “10-Jahres-Regel” arbeiten
Die Zahl stimmt oft – der Fristbeginn aber nicht immer. Für Altprodukte nach Richtlinie und Neuprodukte nach Verordnung können unterschiedliche Bezugspunkte gelten.
2. Bestands- und Neuprodukte trennen
Bis zum 19. Januar 2027 gilt für neue Maschinen weiterhin die Richtlinie 2006/42/EG. Ab dem 20. Januar 2027 gilt die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230. Wer beide Welten in derselben Dokumentationslandschaft verwaltet, sollte die Fristlogik regelwerksbezogen abbilden.
3. Serienlogik nicht blind in die Verordnung fortschreiben
Die bekannte Richtlinienformel “letzte produzierte Einheit” taucht in den zentralen Aufbewahrungspflichten der Verordnung für Hersteller nicht mehr in derselben Form auf. Für Neuprodukte ist daher ein Wechsel zu markt- und produktbezogenen Ereignissen sinnvoll.
4. Erklärung und technische Dokumentation zusammen denken
In Audits werden diese Unterlagen oft getrennt organisiert. Rechtlich hängen sie aber eng zusammen. Wer eine Erklärung schnell findet, die zugehörige technische Dokumentation aber nicht eindeutig zuordnen kann, hat das praktische Problem noch nicht gelöst.
Ein kurzer Prüfblock für bestehende Prozesse
Wer seine CE-Dokumentation schnell auf Belastbarkeit prüfen will, kann mit fünf Fragen starten:
- Ist für jede Maschine klar dokumentiert, ob Richtlinie oder Verordnung maßgeblich ist?
- Ist der Fristbeginn in Ihrem System an Herstellung, Inverkehrbringen oder Inbetriebnahme geknüpft – und passt das zum jeweiligen Regelwerk?
- Lassen sich Konformitätserklärung oder Einbauerklärung einer konkreten Maschine eindeutig zuordnen?
- Sind technische Unterlagen nicht nur irgendwo gespeichert, sondern maschinen- und versionsbezogen auffindbar?
- Können Sie bei Serienmaschinen nachvollziehbar erklären, warum eine Frist genau an diesem Datum endet?
Wenn diese Fragen nicht sauber beantwortet werden können, liegt das Problem meist nicht im Rechtstext, sondern in der Struktur des Dokumentationssystems.
Fazit
Die offizielle Zehnjahresfrist bleibt – der Fristanker ändert sich aber.
Unter der Maschinenrichtlinie standen technische Akte, EG-Konformitätserklärung und Einbauerklärung stark in einer herstellungs- und serienbezogenen Logik. Die Maschinenverordnung zieht den Bezug für neue Produkte stärker auf Inverkehrbringen und – bei vollständigen Maschinen – zusätzlich auf Inbetriebnahme.
Für die Praxis bedeutet das: Wer CE-Unterlagen digital organisiert, sollte nicht nur an Speicherorte denken, sondern an maschinenbezogene Fristmodelle. Genau dort trennt sich eine bloße Dateiablage von einer belastbaren Dokumentationsinfrastruktur.