Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von 8 statt bisher 10 Jahren – geregelt durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV). Je nach Dokumenttyp gelten weiterhin Fristen von 6, 8 oder 10 Jahren (Quellen: d-velop, Haufe). Für Unternehmen im Maschinenbau betrifft das auch CE-relevante Unterlagen wie Rechnungen, Lieferscheine und Konformitätsnachweise. Wer die aktuellen Fristen nicht kennt, riskiert entweder unnötige Archivierungskosten oder eine vorzeitige Vernichtung prüfungsrelevanter Dokumente. Zugleich verlangen die GoBD eine maschinell auswertbare Bereitstellung aufbewahrungspflichtiger Daten auf Anforderung der Finanzbehörde. Eine strukturierte, digitale Archivierungsstrategie ist daher kein optionales Add-on, sondern eine operative und rechtliche Notwendigkeit.

Aufbewahrung und Archivierung von CE-Dokumentation: Was Unternehmen 2026 wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine verkürzte Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege. Das vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat die handels- und steuerrechtliche Frist für diese Unterlagen von 10 auf 8 Jahre reduziert, wie d-velop berichtet. Diese Regelung bleibt auch 2026 in Kraft und betrifft unmittelbar die Dokumentenverwaltung im Maschinenbau und anderen regulierten Branchen.

Was sich konkret ändert

Nicht alle Unterlagen fallen unter die neue 8-Jahres-Frist. Unternehmen müssen je nach Dokumenttyp weiterhin zwischen drei Fristen unterscheiden:

6 Jahre für bestimmte Handelsbriefe und sonstige geschäftliche Unterlagen
8 Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und Lohn- und Gehaltslisten (neu seit 2025)
10 Jahre für Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Inventare und Eröffnungsbilanzen

Die Fristen ergeben sich aus der Abgabenordnung (AO), dem Handelsgesetzbuch (HGB) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG). Für die CE-Dokumentation im Maschinenbau gelten zusätzlich produktspezifische Aufbewahrungspflichten, die sich aus den jeweiligen EU-Richtlinien und Verordnungen ergeben und von den oben genannten steuerrechtlichen Fristen unabhängig sind.

Praktische Implikationen für Unternehmen

1. Prüfen Sie jetzt, welche Unterlagen vernichtet werden dürfen

Ab dem 1. Januar 2026 können Buchungsbelege, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, rechtlich zulässig vernichtet werden. Haufe empfiehlt, die konkrete Fristberechnung anhand des Dokumenttyps und des Entstehungsjahres sorgfältig durchzuführen. Ein Fehler in diese Richtung kann bei einer Betriebsprüfung erhebliche Probleme verursachen.

2. GoBD-Konformität bleibt verpflichtend

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) wurden zuletzt durch das BMF-Schreiben vom 11. März 2024 angepasst. Auf Verlangen der Finanzbehörde müssen aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten in maschinell auswertbarer Form bereitgestellt werden. Das gilt ausdrücklich auch für digitale Archive. Technische Probleme bei der Datenüberlassung treffen im Ernstfall das geprüfte Unternehmen.

3. Archivierung entwickelt sich zur Unternehmensstrategie

Laut einer Analyse von IT-Sicherheit Online geht die Zeit rein technischer Datensicherung zu Ende. Unternehmen entwickeln zunehmend eine bewusste Dokumenten- und Datenstrategie, die technische, rechtliche und wirtschaftliche Anforderungen miteinander verbindet. Archivierung wird damit zu einem Baustein moderner Data-Governance-Konzepte, die den gesamten Lebenszyklus von Informationen abbilden, von der Erfassung bis zur kontrollierten Löschung.

4. KI-gestützte Archivierung nimmt Fahrt auf

Konkrete Anwendungsfelder zeigen sich 2026 laut IT-Sicherheit Online in automatischer Klassifizierung, intelligenter Verschlagwortung und semantischer Suche. Voraussetzung ist ein verlässliches Archiv als vertrauenswürdige Datenbasis. Governance, Nachvollziehbarkeit und Datenintegrität sind dabei entscheidend, auch um den Anforderungen des europäischen KI-Gesetzes zu entsprechen.

Was das für CE-Dokumentation bedeutet

CE-relevante Unterlagen wie technische Dokumentationen, Konformitätserklärungen und Risikobeurteilungen unterliegen nicht denselben Fristen wie steuerliche Buchungsbelege. Ihre Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus den jeweiligen EU-Richtlinien, etwa der Maschinenverordnung. Dennoch profitiert auch die CE-Dokumentenverwaltung von den beschriebenen Entwicklungen: Ein strukturiertes digitales Archiv, das GoBD-konform geführt wird und klare Löschregeln kennt, reduziert den Verwaltungsaufwand und macht Prüfungen nachvollziehbarer.

Wenn Sie wissen möchten, wie digitale Werkzeuge die CE-Dokumentation strukturieren und revisionssicher ablegen können, lesen Sie auch unsere Artikel zu technischer Dokumentation im Maschinenbau und Compliance-Anforderungen für Hersteller.

Quellen

Häufige Fragen

Wie lange müssen Unternehmen CE-Dokumentation und zugehörige Buchungsbelege aufbewahren?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren für Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen und Lieferscheine – statt bisher 10 Jahre. Diese Frist gilt auch 2026. Für andere Unterlagen, etwa Handelsbriefe, gelten weiterhin 6 Jahre. Technische Unterlagen zur CE-Kennzeichnung unterliegen produktrechtlichen Sonderregelungen, die je nach Richtlinie oder Verordnung separat zu prüfen sind.

Welche Unterlagen dürfen Unternehmen ab dem 1. Januar 2026 vernichten?

Ab dem 1. Januar 2026 dürfen Unterlagen vernichtet werden, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Buchungsbelege aus dem Jahr 2017 und früher fallen unter die alte 10-Jahres-Frist und können je nach Einzelfall gelöscht werden. Unterlagen mit 8-jähriger Frist (nach BEG IV) und solche mit 6-jähriger Frist sind anhand des jeweiligen Entstehungsjahres zu prüfen. Haufe.de empfiehlt, die Fristen dokumentengenau zu ermitteln, bevor Vernichtungsmaßnahmen eingeleitet werden.

Was schreiben die GoBD für die digitale Archivierung von Unterlagen vor?

Die GoBD in der Fassung des BMF-Schreibens vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024, regeln die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung elektronischer Unterlagen. Auf Verlangen der Finanzbehörde müssen aufbewahrungspflichtige Daten einschließlich Strukturinformationen maschinell auswertbar bereitgestellt werden. Für die Datenüberlassung existiert eine einheitliche technische Bereitstellungshilfe, die mit Softwareherstellern und der Prüfsoftware IDEA abgestimmt ist.

Wie verändert sich der Umgang mit Archivierung strategisch im Jahr 2026?

Unternehmen entwickeln zunehmend eine bewusste Dokumenten- und Datenstrategie, die technische, rechtliche und wirtschaftliche Anforderungen verbindet. Archivierung wird damit zu einem Baustein moderner Data-Governance-Konzepte, die den gesamten Informationslebenszyklus abbilden. KI-gestützte Archive ermöglichen dabei automatische Klassifizierung und semantische Suche. Voraussetzung ist ein verlässliches Archiv mit nachvollziehbarer Datenintegrität, um auch den Anforderungen des EU-KI-Gesetzes gerecht zu werden.

Welche gesetzlichen Grundlagen bestimmen die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen?

Die Fristen ergeben sich aus drei Rechtsquellen: der Abgabenordnung (AO), dem Handelsgesetzbuch (HGB) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG). Je nach Dokumenttyp gelten 6, 8 oder 10 Jahre. Welche Frist greift, hängt von der Art der Unterlage ab. Durch das BEG IV wurde die 10-Jahres-Frist für Buchungsbelege auf 8 Jahre abgesenkt. Diese Regel gilt seit dem 1. Januar 2025 und ist auch 2026 maßgeblich.