Ab dem 20. Januar 2027 löst die EU-Maschinenverordnung 2023/1230 die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG ab. Bereits heute erlauben geänderte EU-Kommissionsleitlinien digitale Betriebsanleitungen, sofern sie dauerhaft online verfügbar, ausdruckbar und auf Wunsch binnen eines Monats kostenlos in Papierform lieferbar sind. Maschinenhersteller, die digitale Betriebsanleitungen einsetzen möchten, müssen konkrete Pflichten erfüllen: Die Online-Erreichbarkeit muss per QR-Code oder Klartext-URL auf der Maschine ausgewiesen sein, Sicherheitsinformationen für Laien bleiben weiterhin in Papierform beizulegen. Wer diese Anforderungen strukturiert umsetzt, reduziert Druck- und Logistikkosten und ist auf die neue Verordnung vorbereitet.

Digitale Betriebsanleitungen: Dateiformate und Barrierefreiheit nach Maschinenrichtlinie 2006/42/EG

Die EU-Kommission hat ihre Leitlinien zur Maschinenrichtlinie 2006/42/EG geändert und erlaubt Maschinenherstellern damit bereits heute, Betriebsanleitungen in digitaler Form bereitzustellen. Eine Änderung der Richtlinie selbst war dafür nicht erforderlich, da diese keine Vorgaben zum Format von Dokumenten enthält. Ab dem 20. Januar 2027 löst die EU-Maschinenverordnung 2023/1230 die Richtlinie dann vollständig ab und regelt die digitale Bereitstellung ausdrücklich.

Was bedeutet das konkret für Hersteller?

1. Dauerhaftigkeit und Ausdruckbarkeit sind Pflicht

Digitale Betriebsanleitungen müssen dauerhaft online verfügbar und ausdruckbar sein. Formate wie PDF oder HTML5 erfüllen diese Anforderung, sofern der Zugang stabil und ohne Registrierungshürden gewährleistet ist. Ein nicht erreichbarer Server oder ein abgelaufener Link stellt einen Verstoß gegen die Bereitstellungspflicht dar.

2. Sicherheitsinformationen für Laien bleiben in Papierform

Auch bei vollständig digitaler Anleitung müssen Sicherheitsinformationen, die sich an Laien richten, weiterhin in gedruckter Form der Maschine beiliegen. Experten empfehlen, dieses Sicherheitsblatt bei internationalem Vertrieb mehrsprachig beizulegen.

3. Papierversion auf Anfrage binnen eines Monats

Auf Wunsch des Kunden muss die vollständige Betriebsanleitung innerhalb eines Monats kostenlos in Papierform nachgeliefert werden. Hersteller sollten diesen Prozess intern verbindlich regeln, um die Frist zuverlässig einhalten zu können.

4. Zugangsinformation auf der Maschine selbst

Auf der Maschine, der Verpackung oder einem Beileger muss klar angegeben sein, wie die digitale Anleitung erreichbar ist. Üblich und empfohlen ist die Kombination aus QR-Code und Klartext-URL, damit die Information auch ohne Smartphone-Kamera lesbar bleibt.

Welche Dateiformate sind praxistauglich?

Die Leitlinien schreiben kein bestimmtes Dateiformat vor. In der Praxis werden PDF, HTML5 und App-basierte Lösungen eingesetzt. Entscheidend ist, dass das gewählte Format ausdruckbar ist und auf den Endgeräten der Nutzer ohne Spezialsoftware geöffnet werden kann. Für B2B-Umgebungen mit häufigen Produktaktualisierungen bieten HTML5-Portale den Vorteil, dass Änderungen sofort wirksam sind, ohne neue Druckläufe auszulösen.

Warum handeln Sondermaschinen-Hersteller besonders früh?

Herstellende Unternehmen von Sondermaschinen begrüßen die Neuregelung laut ibf-solutions ausdrücklich: Die Erstellung von Betriebsanleitungen in Papierform bindet erhebliche Ressourcen, und viele Dokumente liegen intern ohnehin bereits digital vor. Die Umstellung reduziert Druck- und Logistikkosten und erhöht laut highdoc die Nutzerzufriedenheit, insbesondere im B2B-Umfeld.

Zeitrahmen im Blick behalten

Maschinen, die vor dem 20. Januar 2027 erstmals in Verkehr gebracht werden, fallen weiterhin unter die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG. Für alles, was ab diesem Stichtag in Verkehr gebracht wird, gilt die Maschinenverordnung 2023/1230. Die Kernanforderungen an digitale Anleitungen bleiben dabei inhaltlich vergleichbar, die neue Verordnung regelt sie jedoch verbindlich und unmittelbar.

Mehr zum Übergang und zu den Pflichten unter der neuen Verordnung lesen Sie in unserem Artikel Digitale Betriebsanleitungen nach Maschinenrichtlinie 2006/42/EG.

Quellen

Häufige Fragen

Welche Dateiformate sind für digitale Betriebsanleitungen nach der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG zulässig?

Die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG macht keine konkreten Vorgaben zum Dateiformat. Die geänderten EU-Kommissionsleitlinien verlangen lediglich, dass die digitale Betriebsanleitung dauerhaft online verfügbar und ausdruckbar ist. In der Praxis kommen daher PDF, HTML5 oder App-basierte Formate in Betracht, sofern die Ausdruckbarkeit sichergestellt ist. Ab dem 20. Januar 2027 gilt die EU-Maschinenverordnung 2023/1230, die digitale Bereitstellung ausdrücklich regelt, ohne ein bestimmtes Format vorzuschreiben.

Müssen Sicherheitsinformationen auch bei digitaler Betriebsanleitung in Papierform beiliegen?

Ja. Auch wenn die Betriebsanleitung digital bereitgestellt wird, müssen Sicherheitsinformationen für Laien weiterhin in gedruckter Form beiliegen. Fachleute empfehlen zudem ein mehrsprachiges Sicherheitsblatt als Beileger. Die vollständige Anleitung muss auf Wunsch innerhalb eines Monats kostenlos in Papierform nachgeliefert werden.

Wie müssen Hersteller auf der Maschine auf die digitale Betriebsanleitung hinweisen?

Auf der Maschine selbst, der Verpackung oder einem Beileger muss klar angegeben sein, wie die Anleitung online erreichbar ist. Üblich sind ein QR-Code und eine Klartext-URL. Beides zusammen stellt sicher, dass Nutzer die Anleitung auch ohne Smartphone-Kamera abrufen können.

Ab wann müssen Maschinenhersteller die neue EU-Maschinenverordnung 2023/1230 anwenden?

Die EU-Maschinenverordnung 2023/1230 löst die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG zum 20. Januar 2027 ab. Sie gilt für alle Maschinen und zugehörigen Produkte, die ab diesem Datum erstmalig in Verkehr gebracht werden. Für Maschinen, die vor diesem Stichtag in Verkehr gebracht wurden, bleibt die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG maßgeblich.

Welche praktischen Vorteile haben digitale Betriebsanleitungen für Hersteller von Sondermaschinen?

Sondermaschinen-Hersteller profitieren vor allem davon, dass Betriebsanleitungen intern häufig ohnehin schon digital vorliegen. Der Wegfall von Druck und physischem Versand reduziert Kosten und Logistikaufwand spürbar. Aktualisierungen können ohne Neuauflage eingespielt werden, was besonders bei individuell konfigurierten Maschinen mit häufigen Dokumentationsänderungen relevant ist.