Ab dem 20. Januar 2027 erlaubt die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 erstmals die rein digitale Bereitstellung von Betriebsanleitungen, unter der Auflage, dass diese über die gesamte Lebensdauer einer Maschine verfügbar, speicherbar und druckbar sein muss (Quelle: zindel.de). Hersteller technischer Produkte müssen sicherstellen, dass ihre digitalen Betriebsanleitungen auf verschiedenen Geräten und Betriebssystemen zuverlässig abrufbar sind. Die Verordnung fordert eine belastbare Infrastruktur, etwa durch Redundanz und den Austauschstandard iiRDS. Wer das nicht rechtzeitig plant, riskiert, ab 2027 nicht konform in Verkehr zu bringen. Gleichzeitig entlastet die Umstellung auf digitale Dokumentation interne Prozesse, da viele Unterlagen intern bereits digital vorliegen (Quelle: ibf-solutions.com).
Digitale Betriebsanleitung: Verfügbarkeit auf verschiedenen Geräten und Betriebssystemen
Ab dem 20. Januar 2027 erlaubt die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 erstmals die rein digitale Bereitstellung von Betriebsanleitungen, allerdings unter klar definierten Auflagen: Die Nutzungsinformation muss über die gesamte Lebensdauer der Maschine verfügbar, speicherbar und druckbar sein.
Was das für Hersteller in der Praxis bedeutet
Zugriff unabhängig von Gerät und Betriebssystem
Eine digitale Betriebsanleitung, die nur auf bestimmten Betriebssystemen oder Browserversionen funktioniert, erfüllt die Anforderungen der Verordnung nicht zuverlässig. Hersteller müssen sicherstellen, dass Nutzer die Dokumentation auf unterschiedlichen Endgeräten, ob Desktop, Tablet oder Mobilgerät, aufrufen, speichern und bei Bedarf ausdrucken können. Formate wie PDF oder standardisiertes HTML sind dabei praxisnah, weil sie plattformübergreifend funktionieren.
Langfristige Verfügbarkeit erfordert belastbare Infrastruktur
Die Maschinenverordnung verlangt, dass die Dokumentation über die gesamte Maschinenlebensdauer abrufbar bleibt. Das setzt eine stabile Hosting-Infrastruktur mit Redundanz voraus. Wer auf einfache Lösungen wie einen statischen QR-Code setzt, der auf eine nicht gepflegte URL zeigt, riskiert tote Links nach wenigen Jahren. Anbieter wie die ZINDEL AG stellen dafür spezialisierte Bereitstellungsportale zur Verfügung, die iiRDS-konform und DSGVO-sicher ausgelegt sind.
Welche digitale Lösung passt zu welchem Produkt?
Nicht jede Lösung ist für jedes Produkt sinnvoll. Manchmal genügt ein QR-Code, der auf eine aktuelle PDF- oder HTML-Seite verweist. In anderen Fällen, etwa bei komplexen Sondermaschinen mit umfangreicher Dokumentation, ist eine durchsuchbare Plattform mit Kategorisierung sinnvoller. Relevant sind dabei auch die Nutzergruppen und die konkrete Risikosituation des Produkts. Fachdienstleister wie handbuch-experten.de empfehlen, zunächst zu prüfen, welche Inhalte digital sinnvoll bereitgestellt werden können und welche gegebenenfalls weiterhin gedruckt relevant bleiben.
Bestehende Maschinen: Maschinenrichtlinie gilt weiter
Die neuen Regeln der Maschinenverordnung gelten nur für Maschinen, die ab dem 20. Januar 2027 erstmals in Verkehr gebracht werden. Für alles, was vor diesem Stichtag auf den Markt kommt, bleibt die bisherige Maschinenrichtlinie maßgeblich. Hersteller, die heute bereits digital dokumentieren, tun das also in einem Übergangszeitraum und sollten prüfen, welches Regelwerk auf ihr konkretes Produkt anwendbar ist.
Mehr zu verwandten Themen in unserem Überblick zur technischen Dokumentation im Maschinenbau sowie zu Compliance-Anforderungen für Sondermaschinen.
Quellen
- IBF Solutions: Digitale Betriebsanleitungen und Konformitätserklärungen
- Handbuch-Experten: Nachhaltige Technische Dokumentation und digitale Betriebsanleitung
- ZINDEL AG: Digitale Betriebsanleitung bereitstellen
Häufige Fragen
Ist die digitale Bereitstellung einer Betriebsanleitung nach der Maschinenverordnung überhaupt zulässig?
Ja. Die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 erlaubt ausdrücklich die rein digitale Bereitstellung von Betriebsanleitungen und Konformitätserklärungen. Diese Regelung gilt für alle Maschinen, die ab dem 20. Januar 2027 erstmals in Verkehr gebracht werden. Für Produkte, die vor diesem Stichtag in Verkehr gebracht wurden, bleibt die bisherige Maschinenrichtlinie maßgeblich. (Quelle: ibf-solutions.com, zindel.de)
Welche technischen Anforderungen muss eine digital bereitgestellte Betriebsanleitung erfüllen?
Die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 stellt klare Auflagen: Die Nutzungsinformation muss über die gesamte Lebensdauer der Maschine verfügbar, speicherbar und druckbar sein. Das erfordert eine belastbare Hosting-Infrastruktur mit Redundanz sowie einen interoperablen Austauschstandard wie iiRDS. Zudem sind DSGVO-Konformität und eine geeignete Datenbasis im Hinblick auf den Digitalen Produktpass bereits heute relevant. (Quelle: zindel.de)
Welche Bereitstellungsform passt zu meinem Unternehmen: QR-Code, Website oder Plattform?
Das hängt von Ihren Produkten, Risikoklassen, Nutzergruppen und internen Prozessen ab. Manchmal reicht ein QR-Code, der auf eine aktuelle PDF- oder HTML-Seite führt. Für komplexere Produkte kann eine durchsuchbare Dokumentation mit Kategorien sinnvoller sein, für größere Produktportfolios eine skalierbare Plattform. Eine pauschale Antwort gibt es nicht: Entscheidend ist, welche Inhalte digital sinnvoll bereitgestellt werden können und welche gegebenenfalls weiterhin gedruckt relevant bleiben. (Quelle: handbuch-experten.de)
Können Nutzer die digitale Betriebsanleitung auch ohne Internetverbindung abrufen?
Die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 schreibt vor, dass die Betriebsanleitung speicherbar und druckbar sein muss. Das bedeutet: Hersteller müssen sicherstellen, dass Nutzer die Dokumentation herunterladen und lokal speichern können, um sie auch offline zu nutzen. Die konkrete technische Umsetzung, etwa als herunterladbares PDF oder als offline-fähige HTML-Anwendung, liegt im Gestaltungsspielraum des Herstellers, muss aber diese Anforderung zuverlässig erfüllen. (Quelle: zindel.de)
Was spricht aus Nachhaltigkeitssicht für die Umstellung auf digitale Betriebsanleitungen?
Die Erstellung von Betriebsanleitungen in Papierform bindet erhebliche Ressourcen. Besonders Hersteller von Sondermaschinen begrüßen die digitale Alternative, da viele Dokumente intern ohnehin bereits digital vorliegen. Die Umstellung reduziert Druck- und Versandaufwand und vereinfacht die Aktualisierung von Inhalten, ohne neue Druckauflagen auszulösen. (Quelle: ibf-solutions.com)