Ab 20. Januar 2027 ersetzt die EU-Maschinenverordnung (VO (EU) 2023/1230) die bisherige Maschinenrichtlinie 2006/42/EG und erlaubt Herstellern erstmals ausdrücklich, Betriebsanleitungen digital bereitzustellen, sofern konkrete Pflichtanforderungen erfüllt sind. Für Maschinenhersteller bedeutet das: Digitale Anleitungen müssen dauerhaft online verfügbar und ausdruckbar sein. Sicherheitsinformationen für Laien sind weiterhin in Papierform beizulegen, und auf Anfrage muss die vollständige Anleitung innerhalb eines Monats kostenlos nachgeliefert werden. Zusätzlich verpflichtet die Verordnung Hersteller, Cybersicherheit, computerbasierte Steuerungstechnik und den Einsatz von KI systematisch zu bewerten und zu dokumentieren. Wer diese Vorgaben bis zum Stichtag nicht umsetzt, riskiert, Maschinen nicht rechtmäßig in der EU in Verkehr bringen zu dürfen.

Digitale Betriebsanleitung: Was die EU-Maschinenverordnung 2023/1230 ab 2027 verlangt

Ab dem 20. Januar 2027 ersetzt die EU-Maschinenverordnung (VO (EU) 2023/1230) die bisherige Maschinenrichtlinie 2006/42/EG. Sie gilt unmittelbar in allen EU-Mitgliedstaaten und schreibt erstmals verbindlich vor, unter welchen Bedingungen Betriebsanleitungen digital bereitgestellt werden dürfen.

Was sich konkret ändert

Hersteller dürfen Betriebsanleitungen künftig ausschließlich in digitaler Form liefern. Typische Formate sind laut Branchenpraxis PDF-Dokumente, Online-Dokumentationsportale, QR-Codes auf der Maschine oder integrierte digitale Handbücher im Maschinensystem.

Die Verordnung knüpft diese Möglichkeit jedoch an klare Bedingungen:

Dauerhaft online verfügbar und ausdruckbar: Die digitale Anleitung muss jederzeit abrufbar und druckbar sein.
Sicherheitshinweise weiterhin in Papierform: Sicherheitsinformationen für Laien müssen weiterhin gedruckt beigelegt werden, gegebenenfalls mehrsprachig.
Papierversion auf Anfrage: Wer eine gedruckte Anleitung wünscht, muss diese innerhalb eines Monats kostenlos erhalten.
Auffindbarkeit auf der Maschine: Auf der Maschine, der Verpackung oder einem Beileger muss angegeben sein, wie die Anleitung online erreichbar ist, zum Beispiel per QR-Code und Klartext-URL.

Vier praktische Implikationen für Maschinenhersteller

1. Dokumentationsprozesse müssen neu aufgestellt werden Die Umstellung auf digitale Anleitungen ist keine rein technische Frage. Sie betrifft Datenverfügbarkeit, Versionsverwaltung und die Sicherstellung, dass Inhalte dauerhaft unter einer stabilen Adresse abrufbar bleiben.

2. Das gedruckte Sicherheitsblatt bleibt Pflicht Auch bei vollständig digitaler Bereitstellung der Hauptanleitung empfehlen Fachleute, ein gedrucktes Sicherheitsblatt beizulegen. Die Verordnung schreibt das für sicherheitsrelevante Informationen an Laien ausdrücklich vor.

3. Cybersicherheit wird Teil der Maschinensicherheit Die neue Verordnung führt verbindliche Anforderungen zu Cybersicherheit, computerbasierter Steuerungstechnik und künstlicher Intelligenz ein. Hersteller müssen diese Risiken systematisch bewerten, Schutzmaßnahmen festlegen und deren Wirksamkeit dokumentieren.

4. Wirtschaftliche Vorteile sind realistisch, aber nicht automatisch Schnellere Updates, reduzierte Druck- und Logistikkosten sowie höhere Nutzerzufriedenheit im B2B-Umfeld werden als mögliche Vorteile genannt. Ob und in welchem Umfang diese eintreten, hängt von der konkreten Umsetzung im Unternehmen ab.

Was jetzt zu tun ist

Unternehmen, die bis Januar 2027 konform sein wollen, sollten frühzeitig mit der Analyse ihrer bestehenden Dokumentationsprozesse beginnen. Dazu gehören die Formatwahl (PDF, HTML5, App), die Implementierung geeigneter Bereitstellungswege und die Schulung der zuständigen Teams.

Mehr dazu, wie Sie Ihre technische Dokumentation strukturieren und CE-konform aufstellen, lesen Sie in unseren Artikeln zu technischer Dokumentation im Maschinenbau und CE-Kennzeichnung für Maschinenhersteller.

Quellen

Häufige Fragen

Ab wann gilt die EU-Maschinenverordnung 2023/1230 und was ändert sich für Hersteller?

Die Verordnung (EU) 2023/1230 tritt am 20. Januar 2027 vollständig in Kraft und ersetzt die bisherige Maschinenrichtlinie 2006/42/EG. Anders als eine Richtlinie gilt sie unmittelbar in allen EU-Mitgliedstaaten, ohne nationale Umsetzung. Für Maschinenhersteller bedeutet das: neue verbindliche Vorgaben zu Cybersicherheit, computerbasierter Steuerungstechnik und künstlicher Intelligenz kommen hinzu, und die technische Dokumentation muss diesen Anforderungen entsprechen. (Quelle: handbuch-experten.de)

Darf ich die Betriebsanleitung meiner Maschine ab 2027 ausschließlich digital bereitstellen?

Die Verordnung erlaubt Herstellern erstmals ausdrücklich, die Betriebsanleitung digital bereitzustellen. Vollständig auf Papier verzichten können Sie jedoch nicht in jedem Fall: Sicherheitsinformationen für Laien müssen weiterhin in Papierform beiliegen. Zudem sind Sie verpflichtet, die Anleitung auf Wunsch innerhalb eines Monats kostenlos in gedruckter Form nachzuliefern. Bis zur endgültigen Klärung aller Detailanforderungen empfiehlt sich ein zusätzliches gedrucktes Sicherheitsblatt, ggf. mehrsprachig. (Quellen: mimeo.de, highdoc.de)

Welche technischen Formate sind für eine digitale Betriebsanleitung zulässig?

Die Verordnung schreibt kein einzelnes Format vor. Typische und praxiserprobte Formate sind PDF-Dokumente, Online-Dokumentationsportale, QR-Codes auf der Maschine sowie integrierte digitale Handbücher im Maschinensystem. Entscheidend ist, dass die Anleitung dauerhaft online verfügbar und ausdruckbar ist. Auf der Maschine oder der Verpackung muss außerdem angegeben sein, wie die Anleitung online erreichbar ist, zum Beispiel per QR-Code und Klartext-URL. (Quellen: mimeo.de, highdoc.de)

Welche neuen inhaltlichen Anforderungen stellt die Verordnung an die technische Dokumentation?

Die Verordnung verankert in Anhang III grundlegende Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen. Neu ist, dass Hersteller Risiken durch Computertechnologie systematisch bewerten, geeignete Schutzmaßnahmen festlegen und deren Wirksamkeit dokumentieren müssen. Verbindliche Vorgaben zu Cybersicherheit und softwarebasierten Steuerungsfunktionen sind damit Teil der Konformitätsbewertung. Das betrifft insbesondere vernetzte Maschinen und autonome Systeme. (Quelle: handbuch-experten.de)

Welche praktischen Vorteile bringt die digitale Betriebsanleitung gegenüber Papier?

Aus betrieblicher Sicht ermöglicht die digitale Bereitstellung schnellere Aktualisierungen der Dokumentation, reduziert Druck- und Logistikkosten und erhöht die Nutzerzufriedenheit, besonders im B2B-Umfeld. Gleichzeitig entstehen neue Anforderungen an Dokumentationsprozesse und die dauerhafte Datenverfügbarkeit. Eine Kombination aus QR-Codes, Online-Portalen und einer Multichannel-Strategie hilft, sowohl die rechtlichen Vorgaben einzuhalten als auch Kunden zuverlässig zu erreichen. (Quelle: highdoc.de)