Ab 20. Januar 2027 ersetzt die EU-Maschinenverordnung (VO (EU) 2023/1230) die bisherige Maschinenrichtlinie 2006/42/EG. Digitale Betriebsanleitungen sind dann zulässig, müssen aber dauerhaft online verfügbar, ausdruckbar und auf Wunsch innerhalb eines Monats kostenlos in Papierform lieferbar sein. Für Maschinenbauer bedeutet das konkrete Pflichten bei der Formatwahl: Ob PDF, HTML5 oder App, jedes Format muss die Zugänglichkeits- und Verfügbarkeitsanforderungen der MVO erfüllen. Sicherheitsrelevante Informationen müssen Laien weiterhin auf Papier vorliegen. Wer diese Vorgaben nicht umsetzt, riskiert die CE-Konformität seiner Produkte. Die Verordnung gilt unmittelbar in allen EU-Mitgliedstaaten, ohne nationale Umsetzung.

PDF oder HTML: Welches Format erfüllt die Anforderungen der EU-Maschinenverordnung?

Ab dem 20. Januar 2027 löst die EU-Maschinenverordnung (VO (EU) 2023/1230) die bisherige Maschinenrichtlinie 2006/42/EG ab und gilt unmittelbar in allen EU-Mitgliedstaaten. Für Maschinenhersteller stellt sich damit konkret die Frage: Welches digitale Format für Betriebsanleitungen ist rechtskonform, und wo liegen die praktischen Unterschiede zwischen PDF und HTML?

Was die Verordnung zum Format vorschreibt

Die MVO 2023/1230 schreibt kein bestimmtes Dateiformat vor. Sie verlangt jedoch, dass digitale Betriebsanleitungen dauerhaft online verfügbar und ausdruckbar sind. Sicherheitsrelevante Informationen für nicht professionelle Nutzer müssen weiterhin in Papierform beiliegen. Auf Wunsch muss die Anleitung innerhalb eines Monats kostenlos in gedruckter Form nachgeliefert werden.

Das bedeutet: Sowohl PDF als auch HTML5 sind grundsätzlich zulässig, solange die technischen und rechtlichen Mindestanforderungen erfüllt sind. Die Formatwahl hat aber erhebliche praktische Konsequenzen.

Mehr zu den konkreten Pflichten ab 2027 lesen Sie in unserem Artikel Digitale Betriebsanleitungen ab Januar 2027.

PDF: Stabiles Format mit bekannten Grenzen

PDF ist im Maschinenbau weit verbreitet. Die Stärken liegen in der Layouttreue, der einfachen Ausdruckbarkeit und der verbreiteten Toolunterstützung. PDFs lassen sich offline speichern und sind geräteunabhängig lesbar.

Die Schwächen zeigen sich bei der Aktualisierung: Jede Änderung erfordert eine neue Dateiversion, die aktiv an Nutzer kommuniziert werden muss. Ohne ein durchdachtes Versionierungssystem verlieren Betreiber schnell den Überblick, welche Dokumentenversion zu welcher Maschinengeneration gehört. Auch die Darstellung auf Mobilgeräten ist bei komplexen Layouts oft unbefriedigend.

Zur Versionskontrolle digitaler Anleitungen gibt es weiterführende Hinweise im Artikel Versionskontrolle und Änderungsmanagement digitaler Betriebsanleitungen.

HTML5: Flexibler, aber anspruchsvoller in der Pflege

HTML5-basierte Anleitungen bieten strukturelle Vorteile: Sie sind responsiv darstellbar, lassen sich modular aufbauen, ermöglichen Suchfunktionen und können Multimedia-Inhalte wie Videos oder interaktive Grafiken einbetten. Updates lassen sich ohne Neudistribution zentral einspielen.

Der Aufwand liegt in der Infrastruktur: Ein Online-Portal muss dauerhaft verfügbar sein. Die Verordnung fordert laut Recherche-Kontext Dauerverfügbarkeit. Fällt der Server aus, ist die Anforderung verletzt. Hersteller müssen also Offline-Fallbacks oder lokale Downloadoptionen vorsehen.

Hinweise zur Offline-Verfügbarkeit und HMI-Integration finden Sie unter Digitale Betriebsanleitung: HMI, Offline und Download sowie Mobile Apps für digitale Betriebsanleitungen.

Zur barrierefreien Gestaltung digitaler Anleitungen, die ebenfalls an Bedeutung gewinnt, lesen Sie Barrierefreiheit digitaler Betriebsanleitungen nach WCAG und EU-MVO.

Vier praktische Implikationen für Maschinenhersteller

1. Ausdruckbarkeit ist Pflicht, nicht Option. Unabhängig vom Format muss die Anleitung ausgedruckt werden können. Ein reines Online-Portal ohne Druckfunktion genügt nicht. Bei HTML5-Lösungen ist eine separate Druckansicht oder ein PDF-Export technisch vorzusehen.

2. Sicherheitshinweise erfordern weiterhin Papier bei nicht professionellen Nutzern. Wer Maschinen auch an Laien oder Endverbraucher liefert, muss sicherheitsrelevante Informationen in gedruckter Form beilegen, unabhängig davon, ob die Hauptanleitung digital bereitgestellt wird. Mehr dazu im Artikel Nicht professionelle Nutzung: Papierhinweis bei digitaler Betriebsanleitung.

3. Auch die Konformitätserklärung kann digital bereitgestellt werden. Die MVO erlaubt es, die EU-Konformitätserklärung künftig über einen Link oder QR-Code zugänglich zu machen, anstatt sie in Papierform beizulegen. Voraussetzung: Sie muss für mindestens 10 Jahre online verfügbar bleiben. Bei Produkten, die zusätzlich unter die ATEX-Richtlinie fallen, kann weiterhin Papierform erforderlich sein. Details dazu finden Sie unter Digitale EU-Konformitätserklärung: Link in der Anleitung.

4. QR-Codes auf der Maschine sind kein optionales Komfort-Feature. Wenn die Anleitung digital bereitgestellt wird, muss auf der Maschine oder Verpackung klar angegeben sein, wie die Anleitung erreichbar ist, etwa per QR-Code und Klartext-URL. Der QR-Code ersetzt dabei keine Warn- oder Sicherheitskennzeichnungen an der Maschine selbst. Mehr zu diesem Thema: QR-Code ersetzt keine Warnhinweise und Kennzeichnungen an der Maschine und Anforderungen an QR-Code-Generierung für digitale Betriebsanleitungen.

Fazit

Weder PDF noch HTML ist pauschal das bessere Format. PDF eignet sich für Hersteller mit überschaubarem Produktportfolio und stabilen Dokumenten. HTML5 bietet Vorteile bei häufigen Updates, mehrsprachigen Inhalten und komplexen Maschinen mit vielen Varianten. In der Praxis setzen viele Hersteller auf eine Kombination: HTML5 als Haupt-Auslieferungsformat mit integrierter PDF-Exportfunktion.

Die Entscheidung sollte auf Basis der eigenen Produktstruktur, der Zielgruppen und der verfügbaren IT-Infrastruktur getroffen werden. Die rechtlichen Mindestanforderungen der MVO 2023/1230 sind dabei das Fundament, nicht der Maßstab für Best Practice.

Einen umfassenden Überblick über die Anforderungen der EU-Maschinenverordnung an digitale Betriebsanleitungen und CE-Dokumentation bietet unser Artikel EU-Maschinenverordnung 2023/1230: Digitale Betriebsanleitungen und CE-Dokumentation.

Alle weiteren News und Hintergrundartikel finden Sie im docks News-Überblick.

Quellen

Häufige Fragen

Ist eine digitale Betriebsanleitung im PDF- oder HTML-Format nach der neuen EU-Maschinenverordnung rechtlich zulässig?

Ja. Die EU-Maschinenverordnung (VO (EU) 2023/1230), die zum 20. Januar 2027 die bisherige Maschinenrichtlinie 2006/42/EG ablöst, lässt digitale Betriebsanleitungen ausdrücklich zu – unabhängig vom Format. PDF, HTML5 oder App-basierte Lösungen sind alle denkbar. Entscheidend ist nicht das Format, sondern die Einhaltung der Kernanforderungen: Die Anleitung muss dauerhaft online verfügbar und ausdruckbar sein. Auf der Maschine oder der Verpackung muss klar angegeben sein, wie die Anleitung erreichbar ist, zum Beispiel per QR-Code und Klartext-URL. Quelle: highdoc.de, handbuch-experten.de

Welche Pflichten gelten weiterhin für die Papierform, auch wenn ich eine digitale Betriebsanleitung bereitstelle?

Sicherheitsrelevante Informationen müssen Laien weiterhin in Papierform zugänglich gemacht werden. Ein reines Online-Dokument reicht in diesen Fällen nicht aus. Zusätzlich sind Hersteller verpflichtet, auf Wunsch innerhalb eines Monats eine kostenlose Druckversion nachzuliefern. Empfohlen wird, der Maschine zumindest ein gedrucktes Sicherheitsblatt beizulegen, bei internationalem Vertrieb möglichst mehrsprachig. Quelle: highdoc.de

Welche praktischen Vorteile bieten HTML5-Formate gegenüber PDF für Maschinenbauer?

HTML5-Anleitungen lassen sich ohne Neuversand aktualisieren, was bei Softwareänderungen oder sicherheitsrelevanten Korrekturen erheblichen Aufwand spart. Druck- und Logistikkosten sinken, und die Navigation ist auf mobilen Geräten in der Regel besser als bei klassischen PDF-Dokumenten. PDF bleibt sinnvoll, wenn eine druckfertige, layouttreue Version benötigt wird oder Kunden explizit einen Ausdruck erwarten. Viele Hersteller kombinieren beide Formate im Rahmen einer Multichannel-Strategie. Quelle: highdoc.de

Darf auch die EU-Konformitätserklärung künftig nur noch digital bereitgestellt werden?

Nach der EU-Maschinenverordnung 2023/1230 ist das grundsätzlich zulässig. Die Konformitätserklärung kann über einen Link oder QR-Code in der Anleitung zugänglich gemacht werden, muss aber mindestens zehn Jahre online verfügbar bleiben. Wichtige Ausnahme: Gilt für eine Maschine zusätzlich die ATEX-Richtlinie zum Explosionsschutz, ist weiterhin eine Papierversion der Konformitätserklärung erforderlich. Hersteller sollten prüfen, welche weiteren EU-Richtlinien für ihr Produkt relevant sind. Quelle: simpl.de

Welche neuen Themen müssen Betriebsanleitungen ab 2027 abdecken, die bisher nicht verpflichtend waren?

Die neue Maschinenverordnung erweitert die Dokumentationspflichten spürbar. Hersteller müssen in der Anleitung und in der technischen Dokumentation nun auch Risiken durch Cybersicherheit, computerbasierte Steuerungstechnik und den Einsatz von künstlicher Intelligenz adressieren. Das bedeutet: Schutzmaßnahmen gegen digitale Angriffe oder Fehlfunktionen softwarebasierter Funktionen müssen systematisch bewertet, festgelegt und dokumentiert sein. Dieser Anforderungsbereich gilt unabhängig davon, ob die Anleitung in digitaler oder gedruckter Form vorliegt. Quelle: handbuch-experten.de

Dieser Artikel wurde von einem KI-System automatisiert erstellt. Kennzeichnung gemäß Art. 50 der EU-KI-Verordnung.