Ab dem 20. Januar 2027 erlaubt die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 erstmals die rein digitale Bereitstellung von Betriebsanleitungen, darunter auch Videoinhalte. Voraussetzung: Die Dokumentation muss über die gesamte Lebensdauer der Maschine verfügbar, speicherbar und ausdruckbar sein (Quelle: ZINDEL AG / Für Maschinenhersteller bedeutet das konkrete Pflichten beim Hosting von Videoinhalten: Ein einfacher YouTube-Link reicht nicht aus, da die dauerhafte Verfügbarkeit und Ausdruckbarkeit nicht gesichert ist. Sicherheitsrelevante Informationen müssen weiterhin in Papierform beiliegen oder auf Anfrage binnen eines Monats kostenlos nachgeliefert werden. Wer jetzt Produktions- und Hosting-Prozesse für Videodokumentation plant, sollte die technischen Anforderungen der MVO sowie den iiRDS-Standard für interoperablen Datenaustausch von Anfang an einkalkulieren.

Videoinhalte in digitalen Betriebsanleitungen: Produktion, Hosting und rechtliche Anforderungen

Ab dem 20. Januar 2027 erlaubt die EU-Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 erstmals die rein digitale Bereitstellung von Betriebsanleitungen. Videos und andere Multimediaelemente sind dabei ausdrücklich möglich, unterliegen aber denselben strengen Anforderungen wie jeder andere Teil der Nutzungsinformation.

Was die Verordnung konkret verlangt

Die MVO 2023/1230 schreibt vor, dass die Nutzungsinformation über die gesamte Lebensdauer der Maschine verfügbar, speicherbar und ausdruckbar sein muss. Das gilt auch für eingebettete oder verlinkte Videoinhalte. Wer Videos in eine digitale Betriebsanleitung integriert, muss sicherstellen, dass diese dauerhaft abrufbar bleiben und nicht nach einigen Jahren von einer Plattform verschwinden.

Für die Hosting-Infrastruktur bedeutet das: Eigenverantwortliches Hosting oder langfristige Verträge mit Dienstleistern, die Redundanz und Ausfallsicherheit nachweisbar gewährleisten. Öffentliche Videoplattformen wie YouTube oder Vimeo sind für die Pflichtdokumentation allein nicht ausreichend, da Hersteller dort keine Kontrolle über Verfügbarkeit und Löschung haben.

Vier praktische Implikationen

1. Videos ersetzen keine Sicherheitsinformationen in Papierform

Sicherheitsrelevante Hinweise für nicht-professionelle Nutzer müssen nach aktuellem Stand weiterhin als gedrucktes Sicherheitsblatt beigelegt werden. Ein Video mit Warnhinweis erfüllt diese Pflicht nicht. Zudem muss die Anleitung auf Wunsch innerhalb eines Monats kostenlos als gedruckte Version nachgeliefert werden können.

2. Untertitel und Transkripte sind kein optionaler Zusatz

Videos, die sicherheitsrelevante oder betriebsnotwendige Informationen vermitteln, müssen barrierarm zugänglich sein. Untertitel und schriftliche Transkripte sind dafür erforderlich, insbesondere wenn die enthaltenen Informationen nicht anderweitig im Textformat vorliegen. Das betrifft auch mehrsprachige Anforderungen: Wer Videos in den Mitgliedstaaten der EU einsetzt, muss die Sprachfassungen entsprechend der Zielmarktanforderungen bereitstellen.

3. Versionskontrolle gilt auch für Videodateien

Betriebsanleitungen müssen versioniert und änderungsrückverfolgbar sein. Das gilt nicht nur für Textdokumente, sondern auch für Videoinhalte. Änderungsmanagement und Versionskontrolle müssen daher auch für Videodateien organisatorisch verankert sein. Wird ein Video aktualisiert, muss nachvollziehbar bleiben, welche Version zu welchem Zeitpunkt gültig war.

4. QR-Codes auf der Maschine müssen auf stabile Zieladressen verweisen

Wenn Videos über QR-Codes an der Maschine zugänglich gemacht werden, muss die hinterlegte URL dauerhaft erreichbar sein. Dynamische QR-Codes bieten hier den Vorteil, dass Zieladressen ohne Neukennzeichnung der Maschine geändert werden können. Die Platzierung und Lesbarkeit des QR-Codes an der Maschine selbst muss ebenfalls den Anforderungen der Verordnung entsprechen.

Was das für die Videoproduktion bedeutet

Videoinhalte sollten von Anfang an so produziert werden, dass sie langfristig verwertbar sind. Dazu gehören:

Neutrale, produktspezifische Inhalte ohne Marketingbotschaften, die rechtlich als Teil der Betriebsanleitung gelten können
Untertitel in allen relevanten Sprachen der Zielmärkte
Schriftliche Transkripte, die als Text in der Anleitung eingebunden oder verlinkt werden
Speicherung der Masterdateien in verlustfreien Formaten für spätere Aktualisierungen

Eine iiRDS-konforme Infrastruktur erleichtert zudem den interoperablen Austausch und die langfristige Verwaltung von Medienobjekten einschließlich Videodateien.

Weiterführende Informationen zu digitalen Anleitungen insgesamt finden Sie in der News-Übersicht.

Quellen

Häufige Fragen

Ab wann dürfen Hersteller Betriebsanleitungen rein digital bereitstellen, und was gilt für Videoinhalte dabei?

Die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 erlaubt die rein digitale Bereitstellung von Betriebsanleitungen ab dem 20. Januar 2027. Videoinhalte können Teil dieser digitalen Dokumentation sein, unterliegen aber denselben Auflagen: Die Nutzungsinformation muss über die gesamte Lebensdauer der Maschine verfügbar, speicherbar und druckbar sein. (Quelle: zindel.de)

Müssen Sicherheitshinweise auch dann gedruckt beiliegen, wenn die Betriebsanleitung Videos enthält?

Ja. Auch bei digitaler Bereitstellung, einschließlich videobasierter Inhalte, müssen Sicherheitsinformationen für Laien weiterhin in Papierform beiliegen. Auf Wunsch muss die vollständige Anleitung innerhalb eines Monats kostenlos nachgeliefert werden. Videoinhalte ersetzen diese Pflicht nicht. (Quelle: highdoc.de)

Wie müssen Videos in digitalen Betriebsanleitungen gehostet werden, damit sie rechtlichen Anforderungen entsprechen?

Die Nutzungsinformation muss dauerhaft online verfügbar sein. Für Hosting und Redundanz braucht es eine belastbare Infrastruktur. Ein einfaches PDF oder ein verlinktes Video auf einer externen Plattform reicht nicht aus, da die Verfügbarkeit über die gesamte Maschinenlebensdauer gesichert sein muss. Der Austauschstandard iiRDS wird dabei empfohlen. (Quelle: zindel.de)

Ist ein PDF mit eingebetteten Videos ausreichend für die Anforderungen der MVO 2023/1230?

Nein. PDFs sind primär für den Druck optimiert und erfüllen allein nicht das, was die Maschinenverordnung unter dauerhafter, speicherbarer und druckbarer digitaler Bereitstellung versteht. Sinnvoller sind HTML5-Portale oder Apps mit Suchfunktion und Aktualisierbarkeit, die auch Videoinhalte einbinden können. (Quelle: kothes.com)

Wie weist ein Hersteller auf Videos und digitale Anleitungen auf der Maschine hin?

Auf der Maschine oder der Verpackung muss klar angegeben sein, wie die Anleitung online erreichbar ist, zum Beispiel per QR-Code und Klartext-URL. Das gilt auch dann, wenn Videoinhalte Bestandteil der Dokumentation sind. Eine Multichannel-Strategie mit QR-Codes und Online-Portalen wird empfohlen. (Quelle: highdoc.de)

Dieser Artikel wurde von einem KI-System automatisiert erstellt. Kennzeichnung gemäß Art. 50 der EU-KI-Verordnung.