Konformitätserklärung für Maschinen

Was die Konformitätserklärung ist und was sie nicht ist

Die EU-Konformitätserklärung ist eine Selbsterklärung, kein Zertifikat. Keine Behörde und keine Prüfstelle stellt sie aus; der Hersteller erklärt in eigener Verantwortung, dass seine Maschine das Konformitätsbewertungsverfahren durchlaufen hat und allen anwendbaren EU-Vorschriften entspricht. Erst diese Erklärung berechtigt ihn, das CE-Zeichen anzubringen.

Damit hängt die Erklärung an drei Dokumenten, die vorher existieren müssen: der Risikobeurteilung, den technischen Unterlagen und der Betriebsanleitung. Wer eine Konformitätserklärung unterschreibt, ohne dass diese drei vollständig sind, gibt eine falsche Erklärung ab — auch wenn die Maschine technisch sicher ist.

Im Maschinenrecht gibt es drei verwandte Dokumente, die in der Praxis ständig verwechselt werden: die Konformitätserklärung für vollständige Maschinen, die Einbauerklärung für unvollständige Maschinen und die Herstellererklärung — so hieß in der Praxis die „Erklärung des Herstellers" nach Anhang II B der alten Richtlinie 98/37/EG für einbaufertige Maschinen; heute ist das die Einbauerklärung, der Begriff wird nur noch umgangssprachlich verwendet. Die Konformitätsbescheinigung wiederum ist kein Maschinenrechtsbegriff, sondern stammt aus anderen Rechtsgebieten.

Pflichtangaben: Maschinenrichtlinie und Maschinenverordnung im Vergleich

Der Mindestinhalt steht heute in Anhang II Teil 1 Abschnitt A der Maschinenrichtlinie, ab dem 20. Januar 2027 in Anhang V Teil A der Maschinenverordnung. Die Struktur bleibt gleich, die Verordnung formuliert einzelne Punkte schärfer. Eine vollständige Erklärung enthält:

• Identifizierung der Maschine: Produkt, Typ, Modell, Charge oder Seriennummer (Anhang V Teil A Nr. 1 und 5). Bei Serienmaschinen ist ein Seriennummernbereich oder eine Charge zulässig, solange die Zuordnung eindeutig bleibt; zur Rückverfolgbarkeit darf eine Farbabbildung beigefügt werden.
• Name und Anschrift des Herstellers und gegebenenfalls seines Bevollmächtigten (Nr. 2). Der Dokumentationsbevollmächtigte in der EU, den Anhang II der Maschinenrichtlinie in der Erklärung verlangt, ist in der MVO-Erklärung nicht mehr vorgesehen.
• Der Satz, dass der Hersteller die alleinige Verantwortung für die Ausstellung trägt (Nr. 4).
• Die Harmonisierungsrechtsvorschriften der Union, die der Gegenstand erfüllt (Nr. 6): neben der Maschinenverordnung alle weiteren anwendbaren Rechtsakte, etwa EMV-Richtlinie 2014/30/EU, Niederspannungsrichtlinie, Funkanlagenrichtlinie, Druckgeräterichtlinie.
• Referenzen der angewandten harmonisierten Normen oder gemeinsamen Spezifikationen einschließlich des Datums der Veröffentlichung im Amtsblatt, oder der sonstigen technischen Spezifikationen mit Datum; bei teilweiser Anwendung die angewandten Teile (Nr. 7).
• Gegebenenfalls die notifizierte Stelle mit Name und Nummer, die EU-Baumusterprüfbescheinigung und das angewandte Modul (Nr. 8) — oder die Angabe, dass das Verfahren der internen Fertigungskontrolle (Modul A) angewandt wurde (Nr. 9).
• Unterzeichnet für und im Namen des Herstellers: Ort und Datum der Ausstellung, Name und Funktion der unterzeichnenden Person, Unterschrift (Nr. 10).

Wer unterschreibt, und was die Unterschrift bedeutet

Die Erklärung muss von einer Person unterschrieben werden, die berechtigt ist, für den Hersteller rechtsverbindliche Erklärungen abzugeben — in der Regel Geschäftsführung oder eine ausdrücklich bevollmächtigte Führungskraft. Ein Projektleiter oder Konstrukteur darf nur unterschreiben, wenn ihm die Zeichnungsberechtigung intern übertragen wurde, und das sollte dokumentiert sein.

Die Unterschrift ist keine Formalie. Sie macht die Erklärung zum haftungsrelevanten Dokument: Im Schadensfall prüfen Marktüberwachung, Berufsgenossenschaft und Gerichte zuerst, ob die Erklärung vollständig, richtig und von einer berechtigten Person unterschrieben war. Fehlt die Unterschrift oder ist der Rechtsbezug veraltet, ist die CE-Kennzeichnung formal unzulässig.

Die Maschinenrichtlinie erlaubt in Anhang I Nr. 1.7.4.2 c, dass die Betriebsanleitung statt der Erklärung ein Dokument mit deren Inhalt enthält, ohne Seriennummer und Unterschrift. Die Maschinenverordnung kennt diese Kurzfassung nicht mehr: Nach Anhang III Nr. 1.7.4.2 c muss die Betriebsanleitung die EU-Konformitätserklärung selbst enthalten oder die Internetadresse beziehungsweise den maschinenlesbaren Code, unter dem sie zugänglich ist. Eine unsignierte Zusammenfassung am QR-Code ersetzt die unterschriebene Erklärung in keinem Fall.

Konformitätsbewertung: Welches Verfahren der Erklärung vorausgeht

Bevor die Erklärung ausgestellt werden darf, muss der Hersteller ein Konformitätsbewertungsverfahren durchführen. Welches, hängt davon ab, ob die Maschine in Anhang I der Maschinenverordnung (bisher Anhang IV der Richtlinie) gelistet ist:

• Maschinen außerhalb von Anhang I: interne Fertigungskontrolle (Modul A, Anhang VI MVO). Der Hersteller prüft selbst, ohne Beteiligung einer benannten Stelle. Das ist der Regelfall im Maschinenbau.
• Maschinen in Anhang I Teil B: interne Fertigungskontrolle ist zulässig, wenn harmonisierte Normen vollständig angewandt werden und alle relevanten Anforderungen abdecken; sonst EU-Baumusterprüfung (Modul B, Anhang VII) mit anschließender Konformität mit der Bauart (Modul C, Anhang VIII), umfassende Qualitätssicherung (Modul H, Anhang IX) oder Einzelprüfung (Modul G, Anhang X).
• Maschinen in Anhang I Teil A (Hochrisikomaschinen, etwa bestimmte KI-gestützte Sicherheitsbauteile): zwingend ein Verfahren mit benannter Stelle, auch bei vollständiger Normenanwendung.
• In jedem Fall gilt: Die Entscheidung über das Verfahren fällt zu Projektbeginn über die Risikobeurteilung und die Einordnung der Maschine, nicht kurz vor Auslieferung.

Konformitätserklärung, Einbauerklärung, Herstellererklärung: Wann welches Dokument

Die Konformitätserklärung gibt es nur für vollständige Maschinen, die für sich allein eine bestimmte Funktion erfüllen. Unvollständige Maschinen — Antriebseinheiten, Handhabungsmodule, Baugruppen, die erst durch den Einbau funktionsfähig werden — erhalten stattdessen die EU-Einbauerklärung nach Anhang V Teil B zusammen mit einer Montageanleitung. Sie tragen kein CE-Zeichen; das bringt erst der Hersteller der Endmaschine an, der dafür eine eigene Konformitätserklärung ausstellt.

Die Herstellererklärung war unter der Richtlinie 98/37/EG die „Erklärung des Herstellers" nach Anhang II B für Maschinen, die zum Einbau bestimmt waren. Seit der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG heißt das Dokument Einbauerklärung. Wer heute nach einem Herstellererklärung-Muster sucht, braucht in fast allen Fällen eine Einbauerklärung — oder, falls es um eine vollständige Maschine geht, die Konformitätserklärung.

Verkettete Anlagen sind der häufigste Grenzfall: Werden mehrere CE-gekennzeichnete Maschinen zu einer Gesamtheit verbunden, die als Einheit funktioniert, entsteht eine neue Maschine. Wer sie zusammenstellt, wird zum Hersteller und schuldet eine eigene Konformitätserklärung für die Gesamtanlage.

Konformitätserklärung auf Englisch: Declaration of Conformity

Der englische Begriff lautet EU Declaration of Conformity, abgekürzt DoC; unter der Maschinenrichtlinie EC Declaration of Conformity. Die Einbauerklärung heißt Declaration of Incorporation. Certificate of Conformity oder Certificate of Compliance bezeichnen dagegen Bescheinigungen Dritter und sind keine Übersetzungen der Konformitätserklärung.

Die Erklärung muss in die Sprache übersetzt werden, die der Mitgliedstaat verlangt, in dem die Maschine in Verkehr gebracht oder bereitgestellt wird. Für den Export bedeutet das: Die englische Fassung reicht nur, wo Englisch Amtssprache ist oder ausdrücklich akzeptiert wird. Die Pflichtangaben sind in jeder Sprachfassung dieselben; die Struktur der Erklärung lässt sich deshalb einmal anlegen und pro Zielmarkt übersetzen.

Digitale Bereitstellung: Die Erklärung per Link oder Code

Nach Art. 10 Abs. 8 der Maschinenverordnung muss die Konformitätserklärung der Maschine beiliegen — oder der Hersteller gibt in der Betriebsanleitung die Internetadresse oder den maschinenlesbaren Code an, unter dem auf die Erklärung zugegriffen werden kann. Digitale Konformitätserklärungen sind für die erwartete Lebensdauer der Maschine online zur Verfügung zu stellen, in jedem Fall mindestens zehn Jahre ab Inverkehrbringen oder Inbetriebnahme.

In der Praxis scheitert das an zwei Stellen: Die Datei im Downloadbereich heißt CE-Erklärung.pdf und lässt nicht erkennen, für welches Modell, welche Variante und welche Seriennummer sie gilt. Oder am QR-Code liegt eine aktualisierte Kurzfassung, während die unterschriebene Erklärung noch einen älteren Stand hat. Beides lässt sich vermeiden, wenn die Erklärung pro Maschine oder Serienbereich versioniert unter einem festen Zugang liegt, der die Seriennummer sichtbar trägt.

Aufbewahrungspflicht und Bereitstellungspflicht laufen parallel: Der Hersteller hält Erklärung und technische Unterlagen zehn Jahre für die Behörden bereit; der Betreiber braucht die Erklärung als Teil seiner Maschinendokumentation für Prüfungen nach Betriebssicherheitsverordnung und für spätere Umbauten.

Typische Fehler

Aus Marktüberwachung und Audits wiederholen sich sechs Mängel, die jeweils die gesamte Erklärung angreifbar machen:

• Nur die Maschinenrichtlinie wird genannt, obwohl auch EMV- oder Niederspannungsrichtlinie anwendbar sind.
• Normen werden ohne Datum oder nur als allgemeine Formel genannt, statt mit konkreter Fundstelle.
• Die Seriennummer fehlt oder die Erklärung gilt pauschal für eine ganze Baureihe ohne Serienbereich.
• Unterschrift einer Person ohne dokumentierte Zeichnungsberechtigung.
• Rechtsbezug nach dem 20. Januar 2027 noch auf 2006/42/EG statt auf (EU) 2023/1230.
• Einbauerklärung und Konformitätserklärung vertauscht: eine unvollständige Maschine mit CE-Zeichen und Konformitätserklärung, oder eine vollständige Maschine nur mit Einbauerklärung.