Montageanleitung für Maschinen nach MVO

Was eine Montageanleitung ist und wann sie Pflicht ist

Die Montageanleitung gehört zu unvollständigen Maschinen: Gesamtheiten, die fast eine Maschine sind, aber für sich allein keine bestimmte Funktion erfüllen können — Antriebssysteme, Roboterarme ohne Endeffektor, Zuführeinheiten, vormontierte Funktionsgruppen. Für sie gibt es keine CE-Kennzeichnung und keine EU-Konformitätserklärung. An deren Stelle treten Montageanleitung und EU-Einbauerklärung.

Rechtsgrundlage ist heute Art. 13 der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG mit Anhang VI, ab dem 20. Januar 2027 Art. 11 der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 mit Anhang XI. Beide verlangen dasselbe: Der Hersteller der unvollständigen Maschine muss sicherstellen, dass sie von der Montageanleitung und der Einbauerklärung begleitet wird, bis sie in die Endmaschine eingebaut ist. Danach werden beide Dokumente Teil der technischen Unterlagen der Endmaschine.

Das unterscheidet die Montageanleitung grundlegend von der Betriebsanleitung. Sie ist keine Bedienunterlage, sondern eine Integrationsanleitung: Ihr Adressat ist der Hersteller der Endmaschine, der aus ihr ableiten muss, ob und wie er die Baugruppe sicher einbauen kann.

Pflichtinhalte nach Anhang XI der Maschinenverordnung

Anhang XI fasst die Anforderung in einem Satz: Die Montageanleitung muss die Bedingungen beschreiben, die für den korrekten Einbau in die Endmaschine eingehalten werden müssen, damit Sicherheit und Gesundheit nicht beeinträchtigt werden. Der Kommissionsleitfaden zur Maschinenrichtlinie (§ 390) konkretisiert, was das in der Praxis heißt. Eine belastbare Montageanleitung deckt sechs Ebenen ab:

• Identifikation: Hersteller, Bezeichnung, Typ, Seriennummer und Version der unvollständigen Maschine — eindeutig der Einbauerklärung zuordenbar.
• Einbaubedingungen: zulässige Einbaulage, mechanische Befestigung, Anschlussbedingungen (elektrisch, pneumatisch, hydraulisch), Umgebungsbedingungen, zulässige Lasten, Kräfte und Bewegungsbereiche.
• Sicherheitsrelevante Schnittstellen: welche Sicherheitsfunktionen die Endmaschine bereitstellen muss (Not-Halt-Kreis, Verriegelungen, Schutzeinrichtungen), mit welchen Signalen, Grenzwerten und welchem Performance Level.
• Nicht oder nur teilweise erfüllte grundlegende Anforderungen: welche Schutzmaßnahmen der Hersteller der Endmaschine noch umsetzen muss. Diese Angabe ist der Kern des Dokuments und in der Praxis am häufigsten lückenhaft.
• Prüfungen nach dem Einbau: Funktions- und Sicherheitsprüfungen, die vor der Inbetriebnahme der Endmaschine durchzuführen sind.
• Angaben für die spätere Betriebsanleitung: Restrisiken, Wartungsintervalle, Emissionswerte und alles, was der Hersteller der Endmaschine für seine Benutzerinformation braucht.

Die EU-Einbauerklärung: Pflichtangaben nach Anhang V Teil B

Die Einbauerklärung ist das zweite Pflichtdokument und ersetzt bei unvollständigen Maschinen die Konformitätserklärung. Sie erklärt nicht Konformität, sondern das Gegenteil: dass die unvollständige Maschine erst in Betrieb genommen werden darf, wenn die Endmaschine, in die sie eingebaut wird, als konform erklärt wurde.

Nach Anhang V Teil B der Maschinenverordnung (bisher Anhang II Teil 1 Abschnitt B der Maschinenrichtlinie) muss sie enthalten:

• Name und vollständige Anschrift des Herstellers, gegebenenfalls seines Bevollmächtigten.
• Name und Anschrift der in der EU ansässigen Person, die bevollmächtigt ist, die technischen Unterlagen zusammenzustellen.
• Beschreibung und Identifizierung der unvollständigen Maschine: Bezeichnung, Funktion, Modell, Typ, Seriennummer, Handelsbezeichnung.
• Erklärung, welche grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen angewandt und erfüllt wurden — und dass die technischen Unterlagen nach Anhang IV Teil B erstellt wurden.
• Verpflichtung, die einschlägigen Unterlagen auf begründetes Verlangen der nationalen Behörden zu übermitteln, mit Angabe des Übermittlungswegs.
• Erklärung, dass die unvollständige Maschine erst in Betrieb genommen werden darf, wenn die Endmaschine der Verordnung entspricht.
• Ort und Datum der Ausstellung, Name, Funktion und Unterschrift der zeichnungsberechtigten Person.

Sprache: Der Adressat entscheidet, nicht der Einsatzort

Weil die Montageanleitung an den Hersteller der Endmaschine gerichtet ist, richtet sich auch die Sprachfrage nach ihm — nicht nach dem Land, in dem die fertige Maschine später betrieben wird. Anhang XI verlangt eine Amtssprache der Union, die vom Hersteller der Endmaschine akzeptiert wird.

Der Kommissionsleitfaden macht das praktisch handhabbar: Ist der Hersteller der Endmaschine bekannt, kann die Sprachfassung zwischen beiden Parteien vereinbart werden, etwa im Kaufvertrag. Fehlt eine Vereinbarung, gilt die Amtssprache des Mitgliedstaats, in dem der Hersteller der Endmaschine niedergelassen ist. Die Sprachfrage gehört deshalb in Angebot und Auftragsbestätigung, nicht erst in den PDF-Export.

Digitale Bereitstellung ab 2027: erlaubt, aber an vier Bedingungen geknüpft

Art. 11 Abs. 7 der Maschinenverordnung erlaubt ausdrücklich, die Montageanleitung digital bereitzustellen. Anders als bei der Betriebsanleitung für nicht-professionelle Verwender gibt es hier keine Pflicht zu gedruckten Sicherheitsinformationen. Die Verordnung knüpft die digitale Form aber an konkrete Bedingungen:

• Der Zugangsweg muss an der unvollständigen Maschine angegeben sein — ist das nicht möglich, auf der Verpackung oder in einem Begleitdokument. Ein QR-Code am Typenschild erfüllt das; ein Hinweis im Lieferantenportal nicht.
• Die Anleitung muss so bereitgestellt werden, dass der Integrator sie drucken, herunterladen und auf einem elektronischen Gerät speichern kann — und dass sie auch bei einer Störung der unvollständigen Maschine zugänglich bleibt.
• Sie muss mindestens zehn Jahre ab dem Inverkehrbringen online verfügbar sein. Das schließt URLs aus, die am nächsten Website-Relaunch hängen.
• Verlangt der Integrator beim Kauf eine Papierfassung, muss der Hersteller sie innerhalb eines Monats kostenlos liefern.

Einbauerklärung per Link oder Code: Art. 11 Abs. 8

Auch die Einbauerklärung muss der unvollständigen Maschine nicht mehr zwingend als Papier beiliegen. Art. 11 Abs. 8 lässt zu, dass der Hersteller in der Montageanleitung die Internetadresse oder einen maschinenlesbaren Code angibt, unter dem die Einbauerklärung abrufbar ist — ebenfalls mindestens zehn Jahre lang.

Der Kommissionsleitfaden stellt klar, dass Montageanleitung und Einbauerklärung weder dasselbe Format haben noch ein untrennbares Dokument bilden müssen. Die Einbauerklärung kann in Papierform vorliegen, während die Montageanleitung digital ist, und umgekehrt. Entscheidend ist ein verlässlicher, der konkreten Seriennummer zugeordneter Zugangsweg.

Für die Dokumentenstruktur folgt daraus: pro unvollständiger Maschine ein fester Zugang, unter dem Montageanleitung, Einbauerklärung und Sprachfassung versioniert zusammenliegen. Das ist der Zugang, den der Integrator beim Einbau braucht — und den die Marktüberwachung zehn Jahre später noch finden muss.

Häufige Fehler in der Praxis

Aus Audits und Integrationsprojekten wiederholen sich vier Mängel. Sie sind keine Formfehler, sondern verschieben Haftung: Fehlt die Angabe, welche Schutzmaßnahme der Integrator noch umsetzen muss, bleibt die Lücke beim Lieferanten.

• Die Montageanleitung beschreibt Maße, Anschlüsse und Befestigungspunkte, aber nicht die Sicherheitslogik an der Schnittstelle.
• Offene Schutzmaßnahmen werden nicht benannt, sondern stillschweigend der Endmaschine überlassen.
• Montageanleitung und Einbauerklärung landen im Bediener-QR-Code der fertigen Maschine, statt beim Integrator und in den technischen Unterlagen der Endmaschine.
• Eine generische Anleitung deckt mehrere Einbausituationen ab, ohne zu sagen, für welche Grenzen (Last, Geschwindigkeit, Energieversorgung) die Aussagen gelten.