Use Cases

Aus echten Anfragen entstanden.
Nicht aus dem Baukasten.

Diese fünf Szenarien stammen aus realen Gesprächen mit Maschinen- und Anlagenbauern. Namen nennen wir erst nach Freigabe, die Anforderungen sind unverändert.

Sondermaschinenbau

Jede Maschine ist anders. Jede Akte auch.

Ausgangslage

Kaum eine Dokumentation ist wie die andere. Bisher liegt pro Maschine ein Dokumentationsordner auf dem Server, ausgeliefert wird als PDF auf dem USB-Stick oder ausgedruckt. Updates gehen per E-Mail raus, auf Nachfrage.

So löst es docks

Mit docks erhält jede einzelne Maschine eine eigene Dokumentation mit eigenem QR-Code. Inhalt, Dokumentenstruktur und Anzahl der Dokumente können sich von Maschine zu Maschine vollständig unterscheiden. Der QR-Code bleibt dauerhaft bestehen, aktualisiert werden nur die Dokumente im Hintergrund.

Profil
Sondermaschinenbauer, rund 35 Mitarbeiter
Volumen
400 bis 600 Maschinen pro Jahr
Besonderheit
95 % individuelle Maschinen

Typische Maschinenakte

  • Bedienungsanleitung
  • Konformitätserklärung
  • Ersatzteilliste
  • CAD- und Maßzeichnungen
  • Prüfprotokolle und Materialzeugnisse
  • Wartungsanleitung und Datenblätter

Zugriffsebenen

Öffentlich, PIN-geschützt oder nur für den Service

Ausgangslage

Die Bedienungsanleitung soll jeder Techniker per Scan öffnen können. Elektroschaltpläne und technische Zeichnungen gehören aber nicht in fremde Hände.

So löst es docks

docks trennt Zugriffsebenen innerhalb derselben Maschinenakte: die Bedienungsanleitung ist öffentlich über den QR-Code erreichbar, Schaltpläne und Zeichnungen sind per PIN oder Benutzeranmeldung geschützt. Ein Code an der Maschine, abgestufte Sichtbarkeit dahinter.

Profil
Hersteller von Handhabungstechnik
Anforderung
Öffentliche und vertrauliche Doku trennen
Lösung
Zugriffsebenen innerhalb einer Maschinenakte

Beispiel-Struktur

  • Bedienungsanleitung: öffentlich
  • Ersatzteilliste: öffentlich
  • Elektroschaltplan: PIN-geschützt
  • Technische Zeichnungen: PIN-geschützt
  • Servicedokumente: Login

Maschinenverordnung

Eine Deadline, ein Projekt: MVO-konform bis Januar 2027.

Ausgangslage

Die Geschäftsführung hat entschieden: Ab Januar 2027 wird jede ausgelieferte Anlage digital dokumentiert. Gedruckte Ordner sollen komplett entfallen. Offen war nur das Wie — SharePoint löst die interne Ablage, aber nicht den letzten Schritt: die Anleitung dauerhaft, versioniert und rechtssicher an die Maschine zu bringen.

So löst es docks

Mit docks bekommt jede Anlage vor Auslieferung ihren permanenten QR-Code. Die Betriebsanleitung ist ohne App und ohne Login abrufbar, bleibt mindestens 10 Jahre verfügbar und lässt sich nach Auslieferung aktualisieren — genau die Bedingungen, die Art. 10 Abs. 7 der Maschinenverordnung an digitale Anleitungen stellt. Die Einführung läuft als Pilotprojekt mit einer Anlagenbaureihe und wird dann auf das gesamte Programm ausgerollt.

Profil
Hersteller von Filtrationsanlagen, über 400 Mitarbeiter
Ziel
Digitale Betriebsanleitung bis Januar 2027
Treiber
EU-Maschinenverordnung 2023/1230

Projektplan bis 2027

  • Pilot: eine Baureihe, komplette digitale Maschinenakte
  • QR-Code-Integration in Typenschild-Fertigung
  • Versionierungs-Workflow für Anleitungs-Updates
  • Prozess für Papierfassung auf Verlangen (1-Monats-Frist)
  • Rollout auf alle Neuauslieferungen vor dem Stichtag 20.01.2027

OEM & Serienhersteller

Immer die aktuelle Version. Und der Nachweis für jede alte.

Ausgangslage

Tausende Geräte, viele Baureihen, Sprachversionen und Servicepartner weltweit. Gedruckte Anleitungen sollen wegfallen, aber ältere Revisionen müssen auch nach Jahren nachvollziehbar bleiben.

So löst es docks

Jedes Produkt bekommt einen QR-Code pro Modell oder Seriennummer. Kunden sehen standardmäßig die aktuelle Version, der Service kann gezielt ältere Revisionen öffnen. Die vollständige Revisionshistorie mit Veröffentlichungsdatum belegt, wann welche Version gültig war.

Profil
Internationaler Hersteller, rund 1.600 Mitarbeiter
Anforderung
Ablösung gedruckter Anleitungen, weltweit
Kern
Versionierung, Mehrsprachigkeit, Archivierung

Versionierung im Detail

  • Vollständige Revisionshistorie
  • Veröffentlichungsdatum jeder Revision
  • Frühere Versionen bleiben archiviert
  • Aktuelle Version wird standardmäßig ausgeliefert
  • Sprachfassungen pro Serie und Markt in einer Akte
  • Nachweis, wann welche Version gültig war

Integration

SharePoint bleibt der Arbeitsplatz. docks wird das Auslieferungsportal.

Ausgangslage

Die technische Redaktion arbeitet in SharePoint, Nextcloud oder auf Netzlaufwerken. Niemand will alles in ein neues System umziehen. Was fehlt, ist der letzte Schritt zum Kunden.

So löst es docks

docks ersetzt nicht Ihre Dokumentenverwaltung. Egal ob SharePoint, Nextcloud oder ein Netzlaufwerk: docks übernimmt die maschinenbezogene Bereitstellung für Kunden und Service. Dokument freigeben, docks synchronisiert, die neue Version erscheint in der Maschinenakte. Der QR-Code bleibt identisch.

Profil
Unternehmen mit SharePoint oder Nextcloud
Prinzip
Delivery Layer statt Systemwechsel
Botschaft
Intern weiterarbeiten wie bisher

Der Weg eines Dokuments

  • Technische Redaktion erstellt in SharePoint
  • Freigabe im gewohnten Prozess
  • docks übernimmt die Bereitstellung
  • QR-Code an der Maschine bleibt gleich
  • Kunde sieht immer die aktuelle Version

Anlagenbau

Komplexe Anlagen, mehrsprachig, unter eigener Subdomain

Ausgangslage

Umfangreiche technische Dokumentationen mit einer Vielzahl unterschiedlicher Dokumenttypen, mehreren Sprachversionen sowie komplexen und verzweigten Ordnerstrukturen sollen digital bereitgestellt werden.

So löst es docks

docks betreibt das Dokumentenportal unter einer kundeneigenen Subdomain. Der Upload läuft über die vorhandene Nextcloud, die Dateien liegen in isoliertem Objektspeicher in Deutschland. Jede Anlage hat ihren eigenen Kurzcode und damit ihre eigene Akte.

Profil
Anlagenbauer aus der Biogastechnik (Pilotkunde)
Umfang
Umfangreiche, verzweigte Ordnerstrukturen
Sprachen
Mehrere Sprachversionen je Anlage

Setup

  • Kundeneigene Subdomain (z. B. docs.ihrefirma.de)
  • Upload über Nextcloud, ohne neuen Arbeitsablauf
  • Isolierter S3-Objektspeicher pro Kunde
  • Kurzcode pro Anlage, dauerhaft stabil

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