Digitale BetriebsanleitungDigital operating manual
Digitale Betriebsanleitung: vom Papierstapel zum Scan in unter zwei Sekunden. Digital operating manual: from paper stack to scan in under two seconds.
Die digitale Betriebsanleitung ersetzt das gedruckte Handbuch – rechtskonform, immer aktuell und direkt an der Maschine abrufbar. docks liefert die stabile Bereitstellung dahinter. The digital operating manual replaces the printed handbook – legally compliant, always up to date and available directly at the machine. docks provides the stable delivery behind it.
Gedrucktes HandbuchPrinted manual
- Geht verloren oder liegt im BüroGets lost or sits in the office
- Veraltet, sobald sich etwas ändertOutdated as soon as anything changes
- Nachdruck und Versand pro SpracheReprinting and shipping for every language
- Kein Nachweis über VerfügbarkeitNo proof of availability
Digital mit docksDigital with docks
- Immer an der Maschine, per Scan abrufbarAlways at the machine, one scan away
- Zentral aktualisiert – alle sehen die neue VersionUpdated centrally – everyone sees the new version
- Mehrsprachig ohne NachdruckMultilingual without reprinting
- 10-Jahres-Verfügbarkeit, vertraglich garantiert10-year availability, contractually guaranteed
InhaltContents
Was in eine digitale Anleitung gehört What belongs in a digital manual
docks strukturiert alle Dokumente pro Maschine in einer klaren Ordnerlogik. docks structures all documents per machine in a clear folder logic.
BetriebsanleitungOperating manual
Das Kerndokument, mehrsprachig und immer in der aktuellen Version.The core document, multilingual and always in the current version.
SicherheitshinweiseSafety instructions
Warnhinweise und Restrisiken, direkt am Einsatzort abrufbar.Warnings and residual risks, available right at the point of use.
WartungspläneMaintenance schedules
Intervalle, Schmierstellen und Prüfpunkte für die Instandhaltung.Intervals, lubrication points and inspection items for maintenance.
Schalt- & CAD-PläneWiring & CAD drawings
Elektro- und Konstruktionsunterlagen, bei Bedarf PIN-geschützt.Electrical and engineering documents, PIN-protected where needed.
ErsatzteillistenSpare parts lists
Exakte Teilelisten mit Zeichnungen, ohne Verwechslungsgefahr.Exact parts lists with drawings, with no risk of mix-ups.
KonformitätserklärungDeclaration of conformity
CE-Unterlagen und Zertifikate, revisionssicher abgelegt.CE documents and certificates, stored in an audit-proof way.
Ihre erste Maschine in 15 Minuten online. Your first machine online in 15 minutes.
Wir richten ein kostenloses Pilotprojekt mit einer echten Maschine ein. We set up a free pilot project with a real machine.
Digitale Betriebsanleitung: Rechtsgrundlage und Bedingungen
Eine digitale Betriebsanleitung ist mehr als ein PDF auf einer Website — sie ist ein Bereitstellungskonzept, das die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 erstmals ausdrücklich regelt und an klare Bedingungen knüpft. Wer die Umstellung plant, sollte diese Bedingungen kennen, bevor er eine technische Lösung auswählt, denn nicht jeder digitale Kanal erfüllt sie. Dieser Abschnitt beschreibt den rechtlichen Rahmen: ab wann der digitale Weg gilt und welche Zugangsanforderungen Artikel 10 Absatz 7 formuliert.
Zulässigkeit der digitalen Betriebsanleitung im Zeitverlauf
Der rechtliche Rahmen für die digitale Betriebsanleitung ändert sich mit einem festen Datum. Bis zum 19. Januar 2027 gilt die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG, unter der die Papierfassung der Standard der Mitlieferung ist — digitale Angebote laufen als zusätzlicher Service. Ab dem 20. Januar 2027 gilt für jedes Inverkehrbringen die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230, die den digitalen Weg ausdrücklich öffnet. Da es keine Übergangsfrist gibt, entscheidet allein der Zeitpunkt des Inverkehrbringens darüber, welches Regelwerk anzuwenden ist. Für die Planung heißt das: Hersteller, die heute eine digitale Betriebsanleitung einführen, tun dies zunächst als freiwillige Serviceleistung parallel zum Papier — und stehen am Stichtag mit einem erprobten Prozess da, während andere erst anfangen. Die Verordnung ist bereits seit Juli 2023 in Kraft; die Zeit bis zum Geltungsbeginn ist als Vorbereitungsfenster gedacht und sollte auch so genutzt werden.
Bedingungen an die digitale Betriebsanleitung nach Artikel 10 Absatz 7
Artikel 10 Absatz 7 der Maschinenverordnung knüpft die digitale Betriebsanleitung an Zugangsbedingungen, die bei der Lösungsauswahl den Ausschlag geben. Der Abruf muss ohne Spezialsoftware und ohne Nutzerkonto möglich sein — ein Browser muss genügen. Außerdem muss der Zugangsweg zur Anleitung an der Maschine selbst, auf der Verpackung oder in einem Begleitdokument angegeben werden; der Betreiber darf nicht suchen müssen. Diese beiden Anforderungen klingen banal, sortieren aber viele naheliegende Ansätze aus: Ein Dokumentenlink, der erst nach einer Registrierung funktioniert, oder eine Anleitung, die nur in einer herstellereigenen App lesbar ist, erfüllt die Bedingungen nicht. Wer eine Lösung bewertet, sollte deshalb den Ernstfall durchspielen: Kann ein Techniker, der die Maschine zum ersten Mal sieht, mit einem beliebigen Smartphone und ohne jede Vorbereitung die Anleitung öffnen? Erst wenn diese Frage mit Ja beantwortet ist, lohnt der Blick auf Komfortfunktionen.
Vorteile der digitalen Betriebsanleitung im Betriebsalltag
Die Zulässigkeit ist die eine Seite — der eigentliche Grund für die digitale Betriebsanleitung liegt im Betriebsalltag. Papierdokumentation altert vom Tag der Auslieferung an: Sie bleibt auf dem Stand des Drucks, während sich die Maschine weiterentwickelt. Digitale Bereitstellung kehrt dieses Verhältnis um. Dieser Abschnitt betrachtet zwei Wirkungen, die über die offensichtliche Ersparnis bei Druck und Versand hinausgehen: die einheitliche Informationslage über die gesamte Flotte und die lückenlose Nachvollziehbarkeit von Versionsständen über Jahre.
Digitale Betriebsanleitung als einzige Quelle der Wahrheit
Sobald eine Anleitung als Kopie kursiert — als Ausdruck im Schaltschrank, als PDF im Mailanhang, als Ablage auf einem Serverlaufwerk des Betreibers — verliert der Hersteller die Kontrolle über den Informationsstand. Im Feld arbeiten dann verschiedene Personen mit verschiedenen Ständen desselben Dokuments, ohne es zu wissen. Die digitale Betriebsanleitung mit festem Zugangspunkt an der Maschine beendet diese Divergenz: Es gibt genau eine Abrufstelle, und die zeigt immer den aktuellen Stand. Das verändert auch interne Abläufe. Der Service muss nicht mehr klären, welche Fassung ein Kunde besitzt, die Hotline kann sich auf denselben Stand beziehen, den der Anrufer vor sich hat, und neue Mitarbeiter beim Betreiber lernen von Anfang an mit gültigem Material. Der Effekt wächst mit der Flottengröße: Je mehr Maschinen im Feld stehen, desto wertvoller wird ein Kanal, über den eine redaktionelle Änderung alle Betreiber gleichzeitig erreicht.
Versionsstände der digitalen Betriebsanleitung nachvollziehen
Für CE-Beauftragte und Qualitätsverantwortliche zählt neben der Aktualität eine zweite Eigenschaft: Nachvollziehbarkeit. Es muss beantwortbar bleiben, welche Fassung der Betriebsanleitung zu welchem Zeitpunkt bereitgestellt war — etwa wenn Jahre später Fragen zu einem Vorfall oder einer Wartungsentscheidung aufkommen. Papierprozesse dokumentieren das selten sauber, weil Versand und Empfang von Revisionen kaum lückenlos erfasst werden. Eine digitale Betriebsanleitung mit Versionierung führt diese Historie automatisch mit: Bei docks bleiben ältere Fassungen unter demselben Shortcode dokumentiert, während der Abruf stets die aktuelle Fassung zeigt — enthalten ab dem Professional-Paket. Damit lässt sich intern belegen, wann welche Revision veröffentlicht wurde, ohne dass jemand Versandlisten pflegt. Wichtig für die Einordnung: Die Versionshistorie ersetzt nicht die Pflicht, die technischen Unterlagen zehn Jahre aufzubewahren — sie ergänzt die interne Archivierung um den Nachweis der tatsächlichen Bereitstellung nach außen.
Digitale Betriebsanleitung einführen: Architektur und Kennzeichnung
Die Einführung einer digitalen Betriebsanleitung scheitert selten an der Technik und häufig an einem Missverständnis: dass dafür ein neues Dokumentenmanagementsystem nötig wäre. Tatsächlich lassen sich Redaktionsumgebung und Auslieferungskanal sauber trennen — die bestehende Arbeitsweise bleibt, nur die Bereitstellung nach außen wird neu geregelt. Dieser Abschnitt beschreibt diese Architektur und die Frage, wie der Zugang dauerhaft an der Maschine gekennzeichnet wird, damit er über Jahrzehnte auffindbar bleibt. Beides zusammen ergibt einen Einführungsplan ohne eigenes IT-Projekt.
Digitale Betriebsanleitung ohne Systemwechsel einführen
Die meisten Maschinenbauer haben funktionierende Ablagen: SharePoint, Nextcloud, S3-Speicher oder klassische FTP-Strukturen, in denen Redaktion, Konstruktion und Qualitätssicherung zusammenarbeiten. Diese Umgebungen sind als Arbeitswerkzeuge gut — als öffentlicher Auslieferungskanal für eine digitale Betriebsanleitung taugen sie nicht, weil sie auf interne Berechtigungen und Konten ausgelegt sind. Die Lösung ist keine Migration, sondern eine Schichtung: Die interne Ablage bleibt die führende Arbeitsumgebung, und ein vorgelagerter Delivery Layer übernimmt ausschließlich die Bereitstellung nach außen. Genau diese Rolle besetzt docks. Freigegebene Dokumente werden dorthin übergeben und sind ab diesem Moment unter dem Shortcode der Maschine abrufbar — im Browser, ohne Konto, gehostet auf Hetzner Object Storage in deutschen Rechenzentren. Der Vorteil dieser Trennung: Interne Umstrukturierungen, Berechtigungsänderungen oder ein Wechsel des Ablagesystems berühren den Auslieferungskanal nicht. Was der Betreiber sieht, bleibt stabil, egal was intern passiert.
Zugang zur digitalen Betriebsanleitung nach IEC 61406 kennzeichnen
Eine digitale Betriebsanleitung ist nur so gut wie ihre Auffindbarkeit an der Maschine. Die IEC 61406 („Identification Link", Nachfolger der DIN SPEC 91406) beschreibt dafür den etablierten Ansatz: eine maschinenlesbare Kennzeichnung direkt am Produkt, die per Scan zur produktbezogenen Information führt. In der Praxis ist das ein QR-Code am Typenschild, im Schaltschrank oder auf dem Maschinenrahmen. Bei der Umsetzung entscheiden Details über die Lebensdauer der Kennzeichnung: Ein gelaserter Code übersteht Reinigung, Öl und UV-Licht besser als ein einfacher Aufkleber; für nachgerüstete Bestandsmaschinen sind wetterfeste Aufkleber der pragmatische Weg. Ebenso wichtig ist die Kürze des codierten Links — ein kompakter Code wie docks.io/A3KX9P bleibt auch bei kleiner Laserfläche und schlechten Lichtverhältnissen zuverlässig scanbar und lässt sich zur Not von Hand eintippen. Die Kennzeichnung sollte bereits in der Fertigungszeichnung vorgesehen werden, nicht erst beim Versand improvisiert.
digitale Betriebsanleitung — Zusammenfassung
Digitale Betriebsanleitungen per QR-Code an der Maschine bereitstellen mit docks. Kein App-Download, kein Login für Techniker und Bediener. Dokumente liegen auf Hetzner S3-Storage in deutschen Rechenzentren mit vertraglicher 10-Jahres-URL-Garantie. Jederzeit aktualisierbar, ohne den QR-Code zu ändern. Mehrsprachig (DE, EN, FR, IT, ES). EU-Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 konform. DSGVO-konform by Design. Preise ab 129 EUR/Monat.
Häufig gestellte Fragen Frequently asked questions
Ersetzt die digitale Betriebsanleitung die Papierversion?Does the digital operating manual replace the paper version?
Ab 2027 laut EU-Maschinenverordnung (EU) 2023/1230: Ja, die digitale Version kann die alleinige Form der Bereitstellung sein. Auf Kundenwunsch muss weiterhin eine Papierversion innerhalb von 30 Tagen und ohne Zusatzkosten geliefert werden können. docks löst die digitale Bereitstellung zuverlässig.From 2027, under the EU Machinery Regulation (EU) 2023/1230: yes, the digital version can be the sole form of provision. On customer request, a paper version must still be delivered within 30 days and at no additional cost. docks reliably handles the digital side.
Was kostet eine digitale Betriebsanleitung mit docks?What does a digital operating manual cost with docks?
docks startet bei 129 EUR/Monat für bis zu 100 Maschinen (Starter). Das Professional-Paket für bis zu 250 Maschinen mit Versionierung liegt bei 369 EUR/Monat. Das Enterprise-Paket für unbegrenzte Maschinen mit SSO und API gibt es auf Anfrage. Dazu kommt jeweils eine einmalige Setup-Gebühr.docks starts at EUR 129 per month for up to 100 machines (Starter). The Professional package for up to 250 machines with versioning is EUR 369 per month. The Enterprise package for unlimited machines with SSO and API is available on request. A one-time setup fee applies in each case.
Wie schnell kann ich starten?How quickly can I get started?
Setup dauert unter einer Stunde für die erste Maschine. Maschine im Admin-Panel anlegen, Betriebsanleitung als PDF hochladen, QR-Code drucken. Ab dem ersten Scan ist die digitale Betriebsanleitung live und zugänglich.Setup takes less than an hour for the first machine. Create the machine in the admin panel, upload the operating manual as a PDF, print the QR code. From the first scan, the digital operating manual is live and accessible.
Welche Formate werden unterstützt?Which file formats are supported?
Alle gängigen Formate: PDF, DOCX, HTML, JPG, PNG, MP4 und weitere. Die maximale Dateigröße beträgt 50 MB pro Datei. Für interaktive Betriebsanleitungen im HTML-Format erstellen wir individuelle Lösungen.All common formats: PDF, DOCX, HTML, JPG, PNG, MP4 and more. The maximum file size is 50 MB per file. For interactive operating manuals in HTML format, we create individual solutions.
Kann ich die Betriebsanleitung auch als Video bereitstellen?Can I also provide the operating manual as a video?
Ja. Sie können neben der schriftlichen Anleitung auch Videoanleitungen (MP4, bis 50 MB) in der Ordnerstruktur bereitstellen. Für längere Videos empfehlen wir einen Link zu einer Video-Plattform in einem Begleitdokument.Yes. Alongside the written manual, you can provide video instructions (MP4, up to 50 MB) in the folder structure. For longer videos, we recommend linking to a video platform in an accompanying document.